Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend 07.10.2023

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend 12.08.2023

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend 13.05.2023

Referat fra styremøte i Fjellestad Hyttegrend 25.02.2023

Referat fra Ekstraordinært Styremøte i Fjellestad Hyttegrend 18.10.2022

.

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend 08.10.2022

.

.

———————————————————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Onsdag 02.08.2022  Kl. 18.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand*	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie*	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg*	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Jøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

Forfall: *Jan Egil Finnesand, *Bjørn G. Odden, *Leif Inge Eie, *Harald Arneberg, *Lars Jøran Sundsdal.

Styreleder ønsket alle velkommen til møtet og informerte om at kasserer Jan Egil Finnesand dessverre hadde gått bort så altfor tidlig i livet.

Av den grunn vil Sak nr. 20/22 og Sak: 21/22 bli presentert av Styreleder.

Sak 18/22 – Pågående/nye prosjekter –  Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Harald Arneberg hadde meldt frafall, så Styreleder kunne informere om at når det gjaldt anbudsinnbydelsen for leverandør av veivedlikehold på Fjellestad så er det fra de innbudte selskapene: B&F Maskin AS, Oddgeir Dovland AS og Rune Hodne AS, kun de første to som har respondert.

Det planlegges møter med disse for å avklare anbudene før en eventuell inngåelse av kontrakt med en av dem.

Løypekomiteen V/ Lars Jøran Sundsdal:

Lars Jøran har meldt frafall, ingen informasjon angående status per i dag.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen – referert av Arild:

Jonny Hansen har levert inn årsrapport til Styreleder, ellers ikke noe å rapportere.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Det planlegges en familiesamling til lørdag 5. august ved Gapahuken. Det blir små aktiviteter og grilling.

For Årsmøtet lørdag 5. september er Hornnes bedehus booket, det ordnes med kaffe og noe å bite i. Arrangementskomiteen er også i gang med å lage en ny Fjellestad kalender og er i full gang med innhenting av bilder. Denne gang er det ønsker om bilder av eldre årgang som viser Fjellestad hyttegrend fra gammelt av. Her håper de at medlemmene sender inn egne bilder.

Geir har levert inn Årsrapport til årsmøtet.

Sak 19/22 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 28.06.2022.

Styreleder har rettet noen datoer som ble feil i referatet, ingen innvendinger. Referatet ble lest opp og godkjent.

Sak 20/22 – Gjennomgang og status av regnskap per 30.06.2022

Kasserer hadde tilsendt og gått igjennom regnskap og dets status med Styreleder for siste år. Styreleder redegjorde for regnskapet, og gikk igjennom status.

Endelig regnskap per 30.06.2022 viser et større overskudd enn budsjettert, noe som skyldes at veiarbeider er blitt utsatt i påvente av avtale med entreprenør. Nye investeringer er ikke blitt igangsatt og utlegg vedrørende løypevedlikehold, innkjøp av skilt, kommer over i neste budsjett. I tillegg har vi hatt en økning i andre inntekter på ca. kr. 54 000, som vesentlig skyldes inntekter på kalender og Corona støtte. Penger avsatt på utsatte prosjekter vil bli overført neste års budsjett.

Regnskapet et tatt ut av Styreweb og er lagt frem på en enkel måte, slik at det skal være lett å forstå for alle.

Resultatet er på kr. 77 017,- mot budsjettert minus kr. 9 661,-.

Saldo er per 30.06.22 – kr. 446 299,- fordelt på Driftskonto: kr. 246 299,- samt Kapitalkonto:

kr. 200 000,-. Sistnevnte er en spare-/bufferkonto for uforutsatte veiutgifter. Ingen kommentarer til regnskapet, som ble enstemmig godtatt.

Sak 21/22 – Godkjenne Budsjett for 2022/2023 samt dokumenter til Årsmøte 2022.

Styreleder la frem forslag til budsjett for 2022/2023, for gjennomgang. Inntekter fra Årskontingenten er høyere enn i fjor, grunnet to nybygde hytter, som skal betale 2 ganger årskontingent pluss årets kontingent, ref. vedtektenes § 10 a).

Det tilsier også at det nå er 173 betalende hytteeiere. Ellers er inntektene i budsjettet omtrent som

fjoråret, foruten mva-kompensasjonen som i år er satt til kr. 10 000,-.

Veivedlikeholdet må økes betraktelig, da tilstanden på noen av veiene krever fundamentale forsterkninger, noe som tilsier behov for mye pukk og grus i tillegg til grøfting og fornying av avløpsrør som igjen kan kreve sprengning enkelte steder.

Sak 22/22 –  Fastsetting av dato for neste Styremøte:

Neste styremøte ble bestemt avholdt den 8. oktober, kl. 10, i Jaktbua til Geir Ole.

Det må flere nye inn i styret, og noe opplæring må gis. Det vil være muligheter til det denne dagen.

Sak 23/22 – Annet:

Balløkke:

Da ballbinge ble nedstemt med knappest mulig margin under forrige Årsmøte, ble behovet for en balløkke enda mer aktuelt og mer og mer etterspurt blant Hyttegrendas medlemmer. En balløkke har vært annonsert i flere år før Ballbingen ble bragt opp og må sees på som en mye mindre inngripen i miljøet og støy i området rundt. I tråd med Vedtektene, er dette er en sak som styret selv kan bestemme igangsettelsen av basert på en avstemming og et dertil simpelt flertall.

En søknad må sendes Agder fylke og Evje og Hornnes kommune, og krever nabovarsel til alle berørte hytter. Endelig avgjørelse vil da bli foretatt av en tredjepart basert på eventuelle tilbakemeldinger fra berørte naboer.

På basis av ovennevnte ble det holdt en avstemming om å oppføre en balløkke ved Gapahuken på

samme sted som var planlagt for ballbingen, og at dette fremlegges som en informasjon til

Hyttegrendas medlemmer på kommende Årsmøte.

Det var 5 stemmeberettiget til stede, og ved avstemning var det 4 stemmer for balløkke og 1 stemme mot. Planene om å søke om oppføring av en balløkke ble dermed godkjent.

Henstillinger:

Det henstilles til Hyttegrendas medlemmer å ivareta fellesområdene best mulig.

Det er observert at et av furutrærne ved Lie-løa er benyttet til «øksekast», dette ser ikke pent ut. Det er også kassert et TV i søppel bua, der det står at det ikke skal kasseres elektriske artikler. Det ønskes settes opp ny plakat med sorteringer.

Styreleder takket for møtet. Møtet klubbes.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

————————————————————————————–

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Onsdag 28.06.2022  Kl. 18.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerdet	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Jøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Jonny Hansen (Referat sendt til Styreformann som gjengir det). Bjørn G. Odden. Lars Jøran

Sundsdal, meldt frafall.

Styreleder ønsket alle velkommen til styremøtet.

Sak 13/22 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Veikomiteen har sammen med Styreleder satt opp et anbudsbrev for anbudsinnbydelse vedrørende vedlikehold og oppgradering av felles veinett på Fjellestad. Se sak 16/22.

Løypekomiteen V/ Lars Jøran Sundsdal:

Lars Jøran har meldt frafall, ingen informasjon angående status per i dag.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen – referert av Arild:

Lie-løa:

Alt er gjort på Lie-løa, de er ferdig med levegg, kittet vinduer og malt. Litt arbeid gjenstår med vedhogst.

Gapahuken:

Det er fylte på ny sand på stranden siden sist dugnad. Det er blitt registrert at årene og åregaflene til ro-båten er svært dårlig. Geir Hammersmark vil sørge for å få kjøpt nye årer og gafler. Jonny Hansen har en kano, som han ønsker å donere til Hyttegrenda, noe styret tar imot med stor takk!

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Jubileumsfesten ble avholdt med 58 deltagere, og mange gode tilbakemeldinger. Flott gjennomført arrangement er tilbakemeldingene.

I ettertid har det kommet tilbakemelding om at ikke alle har fått informasjon om jubileumsfesten og derfor ikke har fått meldt seg på. Dette er medlem(mer) som ikke er på digitale medier. Informasjonen om arrangementet ble sendt på e-post til alle medlemmene som er registrert med dette samt lagt ut på Websida og Facebook.

At noen ikke har fått dette med seg kan enten skyldes at de ikke er på digitale medier eller at e-posten

kan ha havnet i ‘søppelposten’.

For å unngå dette i fremtiden ble det foreslått at vi utenom ovennevnte praksis også setter opp plakater på søppelbodene.

Flere arrangementer er gjengangere som det kan lages plakater som kan folieres å henges på søppel bua i oppslagstavlen.

Arrangementskomiteen ønsker å gå ut til medlemmene med ønsker om flere lokale bilder for neste års

Hyttegrend-kalender.

Et annet prosjekt som er under utredning og planlegging er et digitalt kart over Fjellestad og turløypene hvor brukerne kan gå inn på mobilen og klikke på merkede områder i terrenget, hvor informasjon om steder i terrenget samt stedsnavn vil være tilgjengelig og forklart.

Neste arrangement er Sommer-arrangementet som avholdes første lørdag i august. Her er det muligheter for alle hytte-eiere å samles for sosialisering med andre hytte-eiere samt deltakelse i leker og grilling av medbrakt mat og drikke.

Sak 14/22 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 10.05.2022.

Ingen innvendinger, referatet er godkjent og vedtatt.

Sak 15/22 – Gjennomgang og status av regnskap per 01.06.2022 v/Kasserer Jan Egil

Kasserer redegjorde for status av regnskapet. Resultatet per nå viser et overskudd, hvilket skyldes at budsjettets kostnadsside ikke har blitt fylt utnyttet, samt at uforutsette inntekter fra Hyttegrend- kalenderen har kommet til. Noe som også er svært gledelig er at det per nå har kommet inn

kr. 19 200,- fra Norsk tipping, som skyldes grasrotandeler. Denne posten øker stadig – hvilket er utrolig bra.

Det er god økonomi i vellet, og det er ingen gjenstående store fakturaer som forfaller.

Det var Ingen kommentarer til regnskapet, som ble enstemmig godkjent.

Sak 16/22 –  Anbudsinnbydelse – vedlikehold og oppgradering av felles veinett

Tekst og oppsett for anbudsinnbydelse vedrørende veiarbeid på Hyttegrendas felles veier ble presentert av Styreleder.

Hyttegrendas felles veier utgjør 5 422 m, hvorav 3 149 m er grusveier, mens resterende 2 273 er asfalterte.

Oppgraderingen/Vedlikeholdet gjelder særskilt grøfting, grusing og stikkrenner. Anbudet omfatter et

3-års engasjement, med muligheter for, basert på Hyttegrendas tilfredshet de første 3-årene, en forlengelse på 5 år. Forventningene våre til anbyderne vil bli signalisert tidlig i anbuds-prosessen. Vinner av anbudet vil være ansvarlig for at fiber, og andre eksiterende ledningsnett blir ivaretatt og ikke skades.

Innbudte anbydere må ha ansvarsrett i Evje og Hornnes kommune og følgende firma er valgt:

–      B&F Maskin AS

–      Oddgeir Dovland AS

–      Rune Hodne AS

Anbudstekst og anbydere ble enstemmig godkjent av styret.

Sak 17/22 – Fastsetting av dato for neste Styremøte:

Neste møte må legges på en dato som muliggjør utsendelse av dokumentene innen tidsfristen for

Årsmøte 2022. Sistnevnte vil bli avholdt 3. september, kl. 18:00 i Hornnes Bedehus.

Forslag som skal behandles på Årsmøtet, må være styret i hende minst 4 uker før Årsmøtet. Det vil si

30. juli 2022.

Dokumentene for Årsmøtet skal sendes ut 2 uker før, dvs. den 20. august 2022.

Dato fastsettes til tirsdag 02.08.2022 klokken 18.00. Rune sender ut innkalling til neste møte. Møtet foregår på teams.

Sak 18/22 – Annet:

Rebbåsveien:

Styreleder forteller at han har blitt gjort oppmerksom på at grusen kommer opp gjennom asfalten i midten av Rebbåsveien, og har av den grunn bedt om et møte med «Asfalt Sør». I hht. kontrakten skal det være et 4 cm tykt asfaltlag over hele veiens bredde og lengde. Styreleder sier at dette vil bli tatt opp med leder for veikomiteen.

Revisor:

Kasserer Jan Egil informerer om at vi kun har en revisor, men har behov for 2 revisorer. Styreleder kunne bekrefte at han allerede har informert valgkomiteen om dette, uten at han har fått noen respons tilbake. Dette må tas opp igjen.

Fremtidig Styre-representasjon/-arbeid:

Vi har også behov for en ny person i styret etter Cato, som har solgt hytta si.

Av helsemessige årsaker er det også et behov for at andre i styret kan assistere kasserer ved behov. Generelt sett burde flere i styret sette seg inn Styreweb’s rutiner for dokument-håndtering. I dag er det begrenset til 1-2 personer.

Valgkomiteen må finne nye personer til aktuelle verv/posisjoner innen 19. august 2022. Styreleder takket alle for møtet.

Møtet ble så klubbet.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

——————————————————————————

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Onsdag 10.05.2022  Kl. 19.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Bjørn G. Odden	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Jøran Sundsdal	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Jonny Hansen (Referat sendt til Styreformann som gjengir det).

Arild ønsker alle velkommen til styremøtet.

Sak 07/22 – Pågående/nye prosjekter –  Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Veikomiteen skal avholde et møte med Arnold Falkgjerdet i B&F Maskin AS. De skal sammen se på hva som må prioriteres og beskrives i de enkelte arbeids-operasjoner som vil være aktuelle for vedlikehold og oppgradering av felles veinett. Det er flere veier som må krever oppgradering, og det må tas i flere omganger, over flere år.

Den kommunale delen av Fjellestadvegen er dårlig, dette har vi hatt noe dialog med kommunen om tidligere, men det må sees på igjen.

Løypekomiteen V/ Lars Jøran Sundsdal:

Det har ikke vært så mye aktivitet i Løypekomiteen siden sist møte, men de har nå begynt å sette ut nye skilter. Det skal planlegges hva som skal gjøres på dugnaden i juni.

Grunneierne ønsker at det gjøres noe mer utbedringer i løypene, så som å legge ned noen tre ved Fjellestadvarden. Det er ikke planlagt gravearbeid før til høsten. Gul/Svart løype «Bjørkholtstien» må legges noe om, men det må noe gravearbeid til her. (Ei bløt myr, og «gammel» løype mot Lieløa). Det

er per nå et forenklet kart i løypene, men det planlegges nye kart som skal være for salg som viser løyper/stier. Gjerne med lokale stedsnavn, digitalt slik at det kan legges på hjemmesiden. Når det gjelder barmarksløypene kan vi også få et samarbeid med kommunen for å få inn noen benker med mer. Dette kan tjene allmenheten. Det er behov for arbeidskraft til formål i forbindelse med dugnaden i juni. Kasserer Jan Egil forteller at Vipps skiltene ikke er kommet opp i år (De for dagsturister), det har derfor gitt lite inntekter i år.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen- referert av Arild:

Lie-løa: En levegg som skranter, hengsler og bord er i dårlig forfatning.

Gapahuken: Alt er på gang. Bordene skal bæres ut og noen teak trinn skal monteres på stigen på neset.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Påskearrangementet, flott arrangement med mange solgte lodd, pølser og brus. Geir forteller at det er noen gevinster ble ikke hentet, de vil ligge til neste år. Han forteller videre at auksjonen var utrolig bra. Arrangementet var intensivt og gøyalt med småaktiviteter for de minste. Han har etter arrangementet, gjort mange erfaringer og fått nye ideer til senere bruk.

Styret er imponert over hva de fikk til i komiteen, og et nydelig vær gjorde sitt til at det ble et godt gjennomført arrangement. Lydanlegget fungerte veldig bra. Det var et lite minus at det er noe dårlig mobildekning som flere slet med i forbindelse med betalinger. Kasserer Jan Egil forteller at det er en fiber koblingsboks som kunne sørget for wifi – men mangler strøm til dette. Geir vil undersøke i forhold til nett-dekning. Mulighet for at Hyttegrenda kan få montert en egen El-boks hos Kurt Røysland?

Planer fremover: Hvem er det som står for innkalling til dugnaden? Nå kunngjøres det på nettet av Rune. Kaffe og kaker utgår etter dugnaden på grunn av jubilefesten på kvelden. Ei tønne på flytebrygga må byttes.

Mht. jubileumsfesten så er lokalet ‘Furuly’ booket, og transporten opp og ned er i boks. Det blir overraskelser, men programmet er ikke ferdig ennå. Arrangementskomiteen ved Geir skal arbeide videre med programmet. Han ønsker gjerne innspill. Trenger noen til å være med å rigge. 12-14 påmeldte per nå.

Sak 08/22 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 16.03.2022.

Utferdiget av Leif Inge. Enstemmig godkjent. Rune skal legge ut godkjente referater på websiden.

Sak 09/22 –  Gjennomgang og status av regnskap per 01.05.2022 v/Kasserer Jan Egil

Kasserer Jan Egil redegjør for regnskapet, og gir ei rask gjennomgang over fakturert, utestående og innkommet. Det er god økonomi, og vi har ingen store fakturaer som forfaller.

Tippemidler, vi har nå nesten kr. 20 000,- i inntekter. Påskearrangementet gav nettoinntekter på nesten kr. 35 000,-. Kalenderne har gitt nettoinntekter på cirka kr. 11.000,- Totalinntekter er på kr. 729 000,- og er godt over budsjettert. Foreløpig et overskudd i hht budsjettet, men det er to måneder igjen av regnskapsåret.

Det var ingen kommentarer til regnskapet, som ble enstemmig godkjent.

Sak 10/22 – MVA innberetning til Vellenes Fellesforbund:

May har tatt seg av dette. Det ligger en veiledning over hva som er kompensasjons berettige utgifter, blant annet utgifter til vellets frivillige arrangementer, lekeplass, grøntområder internettsider, samt vedlikehold av fellesarealer. Vi ønsker søke om å få dekket kostnader til vedlikehold og reparasjonsarbeid i forhold til Lie-løa og Gapahuken.

Kan løyper betegnes som gangstier? Arild stiller spørsmål om vi kan søke om noe av dette, og eventuelt hva. Utgifter til Løypekjøring gir ingen rett til mva-kompensasjon, men vedlikeholdet kan. May må få en oversikt over alle utgifter, for å kunne vurdere om det kan søkes på. Frist for å sende inn er 01.06.2022. May ordner dette.

Sak 11/22 – Fastsetting av dato for neste Styremøte:

Det anbefales også denne gangen å holde digitalt styremøte på teams.

Dato fastsettes til tirsdag 21.06.2022 klokken 18.00, da har vi en oversikt over regnskapet. Nestleder i styret, Jan Robert, sender ut innkalling til neste møte.

Kasserer Jan Egil ønsker at vi har et søkelys på oppsummering av jubileumsfesten og årsmøtet.

Sak 12/22 – Annet:

Ingen innkomne saker.

Styreleder Arild takker for møtet.
Møtet klubbes.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: 16.03.2022 klokken 18:00.

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen*	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen*	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Jøran Sundsdal	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Cato Christensen, Bjørn G. Odden, Hilde Merete Modalen, Jonny Hansen.

Arild ønsket alle velkommen til styremøtet.

Sak 01/22 – Pågående/nye prosjekter –  Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Leder veikomiteen orienterte om tilstand da i.f.t nødvendig vedlikehold av felles veier på Fjellestad. Behovet er uten tvil stort for opp-grusing og grøfting av felles veier. Leder har kontaktet 3 forskjellige tilbydere der behovet i grove trekk er fremlagt muntlig.

Styret diskuterte videre tiltaksplan og kom frem til at veikomité leder skal søke faglig hjelp m.h.p nødvendige tiltak. Faglig personell skal således inviteres til befaring av angitte veier. Dette skal gjøres på generelt, faglig grunnlag og sådan brukes i videre anbudsarbeid. En representant fra styret skal også inkluderes i dette arbeidet. Styret vedtok også at fremtidig vedlikehold skal prioriteres i.f.t tilstand og behov, da på grunnlag av nevnte befaring. På sikt vil en anbudsinnbydelse oppsummere arbeidet som ønskes utført.

Løypekomiteen V/ Lars Jøran Sundsdal:

Leder for komiteen orienterte om løypenes beskaffenhet. Leder kunne informere om at løypene var i god tilstand men at det enda gjensto noen bløte områder som må oppgraderes da i.f.t drenering og dertil tilrettelegging. Leder kunne informere om at nye løypeskilter er bestilt og disse vil settes opp i

nærmeste fremtid. De nye løypeskiltene ble også presentert for styret. Skilt for parkeringsområdene er ikke inkludert i dette.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen:

Ingenting nytt å melde.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Leder for arrangementskomiteen kunne melde at planleggingen i.f.t påske-arrangementet var i rute og at komiteen hadde god kontroll. Komiteen er takknemlig for forslag til gaver da i forhold til den tradisjonelle loddtrekningen og auksjonen ved kommende arrangement.

Komiteen har også jobbet med planlegging av 50-års jubileet og fremla forskjellige løsninger, da ift til lokale, transport og dekningsbidrag. Styret diskuterte alternative arrangementsdatoer og kom frem til at pinsen var den mest tjenlige datoen for festen – altså lørdag 4 juni.

Sak 02/22 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 31.07.2021

Styreleder sender ut revidert referat til styre for godkjenning.

Sak 03/22 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil Finnesand

Kasserer forteller at regnskapet er i balanse, da i.f.t budsjett. Noen utestående fordringer gjenstår, dette gjelder 2 stk. ubetalte årsavgifter. Styret diskuterte mulighet for å differensiere de forskjellige inntektene og utgiftene bedre i regnskapet, noe kasserer skulle se nærmere inn på. Kasserer skulle også se inn på mulighet for å differensiere og dertil opprette egne VIPS-nummer, dette i.f.t de forskjellige inntektsbringende arrangementer.

Sak 04/22 – Overtakelse av vei, Grasmyrveien 23-33

Hytteeier i Grasmyrveien ønsker at drift og vedlikehold samt snørydding av vei blir overtatt av Hyttegrenda, dette gjelder totalt ca 200 meter vei. Styret har vedtatt at Hyttegrenda kan ta over 120 meter f.o.m sesongen 2022/2023. De resterende 80 meterne anses å være privat vei som hytteeier i det aktuelle område må dekke vedlikehold og snørydding av selv, dette til eventuelt flere hytter er etablert i det aktuelle området.

Vedtaket er fattet på grunnlag av gjeldende vedtekter og anbefaling fra veikomiteen og var enstemmig i styret.

Sak 05/22 –  Fastsettelse av dato for neste styremøte:

Nytt styremøte satt til 10. mai klokken 19:00 (Teams-møte)

Sak 06/22 – Eventuelt:

Ref. tidligere sak angående etablering av ballbinge ved Store Grastjønn. På bakgrunn av Agder Naturmuseums utredning og anbefaling om plassering av en ballbinge i området, samt grunneiernes avvisning til bruk av de foreslåtte alternative plasseringene, har Styret besluttet å følge A.N.s råd og beholde aktuelt område i planen samt omdefinere område til balløkke. Styret kommer på sikt til å søke om tillatelse til en mindre endring av nuværende reguleringsplan for området for videre opparbeidelse av en balløkke ved Gapahuken.

Styreleder Arild takket for fremmøtet og møtet ble avsluttet.

Referent: Leif Inge Eie, innsatt sekretær

—————————————————————

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: 09.10.2021 klokken 11.00.

Sted: Jaktbua til Geir Ole

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen*	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen*	Varamedlem
Leif Inge Eie*	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen	Lieløa-komiteen
Lars Jøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Cato Christensen, Bjørn G. Odden, Rune Evensen, Lars Jøran Sundsdal og Leif Inge Eie.

Arild ønsker alle velkommen til styremøtet. Grunneier Kurt Røysland og Øyvind Breilid er også til stede.

Sak 20/21 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Harald har satt en agenda på de ting som må gjøres. Han sier at grøfting og kantklipping må gjøres før det kan gruses, vi har en stor ryddesag til dette formål i Gapahuken. Tidligere kostnadsoverslag har vist dette vil komme på cirka 10.000 kroner og for å få veien kant-klippet, prisen er cirka 1000,- kroner per time for mann og maskin. Uansett må det grøftes før kantklipping. Harald og gjengen skal evaluere behovet ved hver enkelt vei, før anbud etterspørres. Når anbudene foreligger må de evalueres, alle anbud må være skriftlig. Det er viktig at en presiserer og får spesifisert lik oppgaver over det som skal gjøres når anbud etterspørres. Det kan være aktuelt at styret er med på befaring. Harald skal undersøke i et møte med komiteen. Det er viktig at han har folk med som har et ønske om å delta. Sånn som veien er nå så kan den ikke skrapes, det må først fylles på med masse, slik at den har noe å skrape på. Grusing vil koste cirka 150,- kroner per løpe-meter. Det kan være ønskelig med en fast sum, slik at vi vet hva kostnad vi har å forholde oss til. Behovet må kartlegges grundigere. Vi ønsker at anbudet skal være fra lokale anbydere, som har god maskinpark til å kunne gi inn et reelt anbud. Lie-slåtta den veien er lagt på myr, og er den siste veien som også må tas. Kurt Røysland forteller at man bør ha et godt grunnlag uansett hva som skal gjøres her senere.

Løypekomiteen V/ Lars Jøran Sundsdal:

Lars Jøran forteller at Leif (Hodnemyr) og Johan (Briseid) var ute i løypene 08.10.21 for å ta bort en «kul» i Bruveg-løypa. Det er fikset opp i mye av løypene i år, blant annet en problematisk bekkekrysning som Leif tok i vår. B&F Maskiner har sponset et godt stykke med oppgradering av løypenettet. Johnny og Øyvind har felt og fjernet en del trær, det har blitt en flott trase. Lars Jøran forteller at det ser lovende ut for vintersesongen det er bestilt nye skilt i løypene, men ikke til parkeringsplassen. Dette er flotte grønne skilt som er lette og lese, han har bestilt litt over 30 skilt, som til sammen har kostet cirka 20.000. Han arbeider nå med å prøve å få noe sponsing på dette, hvis det sponses blir det med en liten «kart tavle» under det enkelte skiltet. Han tar kontakt med ei som heter Mariann, som var henne vi fikk noen skilter i vinteren. Vi må etter hvert se på hva som gjøres med parkeringsplassene for dagsturister, sier han. Parkeringsplassene som ble benyttet i vinter er beregnet på noen av de enkelte hyttene. Det er noe usikkerhet med hvordan det med parkering må rigges. Det var ingen klager fra andre hytteeiere i vinter, vi fikk ikke beskjed eller tilbakemelding om at det var noe til sjenanse for noen.

Det har også vært tanke med et trafikkspeil, ved reklameskiltene liker ovenfor gårdene. Øyvind vil i samarbeid med Harald undersøke dette og om det eventuelt må boltes noe i fjellet. Lars Jøran forteller også om at han har satt opp mange brøytestikker, men at det er noe som gjenstår. Kurt Røysland skal skaffe nye brøytestikker, da blir det røde i plast. Lars Jøran forteller også at han har begynt å arbeide med nye stier for sommerbruk. Han har avtalt møte med grunneierne for å eventuelt stikke dem ut, her vil nye skilt være neste års prosjekt. Geir kommer med et innspill om å lage litt aktivitet over informasjon om hva man ser på disse turene. Det kan også være aktuelt med nye kart, dette er under planlegging. Lars Jøran forteller at de har også planer om å rydde på Fjellestad-varden, da er det veldig uoversiktlig her. I forbindelse med jaktsesong blir det også nevnt hva en kan gjøre i for tur-gårdene. Grunneierne forteller er ikke ønsker ikke å stenge for turgåer under jakta, men ønsker gjerne at det er litt rolig de første 2-3 ukene av jakta. Lars Jøran sender referat til styret fra møtene de har. Det er kommet søknad om at det vellet skal overta forlengelsen av veien fra grasmyrveien, her er det 5 hytter og en snu plast innerst. Veistrekket det er søkt om går fra hyttene Urdalen til Ånonsen. I vedtektene står det at de etter 3 år kan sende søknad om at veien skal overtas av vellet. Vellet skal først ta over brøyting, og veien skal være gruset og fin før en overtagelse. Dette er et krav som må oppfylles være godkjent før overtagelse.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen:

Johnny informerer om at han er veldig ajour med alt som har med Lie-løa og Gapahuken å gjøre. Det er nok ved på Lie-løa denne vinteren. Trallveien ved grastjønn er ryddet og hevet flere plasser i år. Gapahuken skal snart vinter stenges. Og det benyttes da ei presenning. Johnny forteller og at han fra en hytteeier har mottatt mail og angående Lie-løa. I mailen står det at hytteeieren blant annet måtte tømme ovnen da han kom dit, og at det var mye rart inne i ovnen. Han anfører at folk må oppføre seg, og rydde etter seg. Det anbefales at det settes opp en plakat slik at området skal bli holdt ordentlig og ryddig til enhver tid. Det oppfordres til å legge informasjon om dette ut på Facebook, da alt sammen er basert på dugnadsarbeid. I den ytterste konsekvens må en kanskje i perioder stenge Lie-løa, men det er ikke ønskelig.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Geir forteller at han har rekruttert en ny person til arrangementskomiteen, nå er de 5 personer i komiteen. Det er viktig at arbeidet i komiteene tas på alvor, og at folk stiller på møter slik at man kan gjennomføre møte. Geir forteller at Johnny og Jan Ole skal inviteres til neste møte som de skal ha, han ønsker å bruke de ressursene som er i hyttevellet. Arild forteller at han har laget en perm som er til hver enkelt komite over hva som er den enkeltes komités oppgave, dette for at komiteene skal kunne fungere optimalt. Det er aktuelt for arrangementskomiteen å delta på arrangementene på skjærtorsdag, påskeaften, dugnadene og årsmøte. I år er hyttevellet 50 år, og det bør en felles markering til her. Det vil arbeides videre med å prøve å få til et arrangement med det på Evje, i forbindelse med jubileet. Geir forteller at han også ønsker å arbeide med en års kalender, som skal kunne selges for inntekt til vellet. Han vil oppfordre folk i hytte vellet til å sende inn bilder, som kan benyttes i kalenderen. Han vil også se videre på aktuelle friluftsaktiviteter, som eventuelt sykkeltur eller andre aktiviteter som Trollaktiv, Gokartbanen, Elgtun eller annet som kan føre til en merinntekt.

Informasjon fra grunneierne, Kurt og Øyvind:

Det stilles spørsmål om det er noe vi bør vite om i forhold til at det har vært snakket om en ny vei opp til hyttefeltet. Det blir informert om at folk ikke ønsker å kjøpe ny hytte her på grunn av kleivene opp, det er veien skremmer flere. Veiene er til enhver tid stort sett godt brøytet og strødd, så det er ikke noe hinder. Alt koster selvfølgelig mye penger, og en ny vei vil sannsynligvis også øke verdien av den enkelte hytte. I nye planer kommer det frem at det ikke kan bygges nye hytter før det er en ny vei opp. Kommunen ønsker også ut fra beredskapshensyn en ny vei, det vil gi bedre fremkommelighet om uhellet er ute. Men det må først møte med grunneierne uansett. Ønsket er å få kommunen med på å bygge vei, da vil veien være momsfritatt. En stipulert pris på veien opp er mellom 3 og 4 millioner. Dette er strekket fra svingen ved steinbruddet og 1800 meter oppover. Veien som skal eventuelt bygges, må bygges etter plan skogsbilvei 3 som skal tåle tung last.

Sak 21/21 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 31.07.2021

Styreleder spør om alle har lest referatet. Godkjent.

Sak 22/21 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil

Kasserer Jan Egil forteller at fakturaene nå er sendt ut og at det gikk fint denne gangen. Mange har denne gangen også betalt før forfall, noe som er utrolig flott.

Kasserer Jan Egil forteller at det er 150.000, – på brukskonto, og 300.000 på sparekontoen. Han forteller videre at det i perioden fra 1. mai til august økte cirka 6000,- kroner med tippemidler. Vi vil sannsynligvis i løpet av året få inn 20.000, – på grasrotandelen fra tippemidlene.  Det skal også undersøkes om vi kan få dekket et estimert tap på arrangementene, på grunn av Covid situasjonen, dette vil kunne gi en positiv effekt for oss. May undersøker dette og eventuelt søker. Det vil se ut som om regnskapet vil gi inntekter på 632.000,- , og vi har da en manko på 60.000 for budsjettet.

Regnskapet er veldig bra!

Sak 23/21 – Endring av vedtektene I henhold til årsmøte vedtak:

Kjøper av ei nyoppført hytte betaler 2 ganger årsavgift, i tillegg til egne avgifter, ved kjøp av hytta. Det anføres angående økonomi i paragraf 10 a) og nederst skrives det som bunntekst, når det er oppdatert og vedtatt på årsmøtet.

Sak 24/21 – Fastsettelse av dato for neste styremøte:

Nytt styremøte blir lørdag i uke 8, altså 26.02.2022 klokken 11.00, møtet finner sted i Jaktbua i til Geir Ole.

Sak 25/21 – Eventuelt:

I forbindelse med at ballbingen på årsmøtet ble lagt på is, jobbes det videre med søknaden på balløkke/lekeplass som først planlagt. Cato har snakket med leder av plan og miljøutvalget, de er positivt til dette. Det må utarbeides en beskrivelse av areal som er har tenkt benyttet. Ved å sende søknad til kommunen vil alle berørte i nabolaget får mulighet til å uttale seg om området som er tenkt benyttet til balløkke/lekeplass.. Kommunen vil forholde seg til en mindre endring, og barn som leker betraktes ikke som støy hos dem. Det vil sendes ut informasjon, samtidig som nabo varslet sendes ut. Vi tar dermed hensyn til årsmøtets vedtak. May formulerer en tekst som vil beskrive arealet og sendes ut til alle i nabolaget/facebook. Arild vil utforme søknad, som sendes kommunen.

Angående arbeidsfordeling:

Geir har tatt tak i ting som har vært problematisk i komiteen som han leder, om hvordan deltagerne i komiteen skal forholde seg til den. Styremedlemmene skal trekkes mer inn i sagaene slik at det blir jevn og grei fordeling. Dette er fint å ha som utgangspunkt. Det er også greit å vite at alle som deltar i komiteene vet hva de har å forholde seg til, det er mye lettere å få jeg grei arbeidsfordeling. Det er og greit å vite etter alle i styret gjør det som forventes av de vi ønsker å benytte den lista vi tidligere har hatt. Vi må også få inn en ny person istedenfor Cato da han har solgt hytta si og ikke lenger er aktuell. Den som går inn istedenfor ham må ha inn en ny vara for sier han. Styret velger selv sin nestleder. Årsmøtet bestemmer leder kasserer og sekretær. Det ønsker vi at alle kommer med innspill til oppgavefordelingen.

Styreleder Arild takker for møtet.

Møtet er satt

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

——————————————————————————

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Onsdag 31.07.2021   Kl. 18.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand*	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie*	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg*	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Jonny Hansen (Referat sendt til Styreformann som gjengir det), Jan Robert Bjorvand, Bjørn G. Odden, Lars Gjøran Sundsdal, Harald Arneberg og Leif Inge Eie.

Arild ønsker alle velkommen til styremøtet.

Sak 15/21 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Harald har bedt om nytt pristilbud fra B&F Maskin samt Upstad, før ferdigstillelse av Bruvegen. Vegen er noe smal før brua, så her må noe gjøres. Stykket må gås opp igjen slik at man vet hva som må utbedres opp mot fjellet. Noen veier trenger mer grus, Harald må se på dette å gi tilbakemelding over hvor og hvor mye. Det ønskes også tilbud fra Geir-Ole i forbindelse med utbedring av sprekker/hull i asfalt, og hva som må utbedres før vintersesongen.

Mange grøfter «gror» igjen – noe som gir oversiktlighet med mer. Her må vi mobilisere folk på dugnaden med motorisert kantklippere. Ved å sette dette arbeidet bort kan vi fort regne med en merkostnad på 10.000. Dette må ha HØY prioritet på dugnaden.

Cato forteller at det i begynnelsen av Bruvegen er tett i første stikkrenne – dette tar han opp med Harald.

Løypekomiteen V/ Lars Gjøran Sundsdal:

Ikke noe nytt fra løypekomiteen. Det meste ble gjort under dugnaden i juni. Lars Gjøran sender rapport til års referatet.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen- referert av Arild:

Ikke noe nytt fra Lie-løa komiteen. Det meste ble gjort under dugnaden i juni.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Ikke noe nytt å meddele, avventer Coronasituasjonen. Han sier at nå har 30% av befolkningen på Evje fått vaksine, 50% av disse er fullvaksinert. I forbindelse med sommerfest, er det ikke noe som planlegges. Det legges ut informasjon om dette på informasjonssiden og på Facebook. Muligens vi kan få til et lite arrangement til høsten, men det er Coronasituasjonen som avgjør dette. Arild forteller at det er to paller ved, som vi har fått til gaver på en eventuell auksjon – Geir forteller at han også har flere gaver på lager.

Han forteller at dekket på flyteflåten er byttet, og at den også benyttes av lokalbefolkningen.

I forbindelse med dugnaden må det settes opp hva som skal utføres, samt det vanlige som å rydde og grøfte veiene.

Sak 16/21 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 28.04.2021

Styreleder spør om alle har lest referatet. Skrivefeil rettes, (ikke 6 mot 1, men 5 mot 1 i sak 14/21, avsnitt 2 under Ballbinge), før sekretær Hilde Merete sender referatet til Rune som legger det ut på websiden. Enstemmig godkjent.

Sak 17/21 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil

Kasserer Jan Egil redegjør for årsregnskapet år 01.07.2020 til 30.06.2021.

Innbetalinger av kontingent og ekstrainnbetalinger er som forventet, (noen av ekstrainnbetalingene kom allerede i fjor). Grasrotandelen øker. Revisor har mottatt årsregnskapet.

Andre inntekter ligger litt under budsjettert på grunn av manglende påske-arrangement, som hadde en forventet inntekt. Løypevedlikeholdet er utsatt til juli – på grunn av at det da er tørrere i grunnen. Underskuddet var budsjettert med 123150,-, men havner på 58984,-. Grunnen er at løypevedlikeholdet og investeringer ikke er benyttet som budsjettert.

Regnskapet er veldig bra!

Regnskapet er opplest og fastsatt.

Budsjett for neste regnskapsår er under utarbeidelse, og forslag fra komiteene sendes styret for godkjenninger/ evaluering.

Sak 18/21 – Fastsetting av dato for neste styremøte:

Kasserer Jan Egil kaller inn til digitalt styremøte. Dato fastsettes til lørdag 09.10.2021 klokken 11.00, møtet blir på Fjellestad om Covid 19 situasjonen tillater det.

Årsmøtet blir 04.09.2021 klokken 15.00 på Hornnes bedehus som sist år.

Sak 19/21 – Eventuelt/Annet

Geir og Styreleder Arild har hatt møte med leder for plan og miljø, Siv Therese Lie og Dagrunn Juvastøl i E&H kommune angående etablering av ballbinge. Geir har i etterkant snakket med Asbjørn Lie angående standard NIN på grunn av biomangfoldet. Det er mindre deler myr der bingen er tiltenkt. Skal det søkes dispensasjon eller mindre endringer i reguleringsplan? Søknad utarbeides av styreleder Arild. Mens Geir får klarhet angående biomangfoldet. Styreleder Arild ønsker innspill fra alle styremedlemmene i forbindelse med søknaden. Hvorfor har vi valgt denne plasseringen? Hvilke andre plasseringer har vi undersøkt? Parkeringsplassen med mer.

Før søknad sendes, skal naboene ha kopi av søknaden med muligheter for kommentarer. Frist for styremedlemmene til innspill settes til 15.08.2021.

Leif Hodnemyr har hentet resten av gressmatten, på kort varsel. Styreleder Arild forteller at flere har henvendt seg med ønske om å hjelpe til med dugnadsarbeidet. Han sier at dette er prisverd, det er fantastisk at så mange ønsker å hjelpe til med dugnaden.

Årsmøtet: Angående årsmøtet, der kan man komme med skriftlig innspill, men må være styret i hende 4 uker før årsmøtet. Det skal sendes ut ferdig regnskap, og nytt budsjettert regnskap. Årsmøterapporten skal skrives, etter mottak av rapporter fra komiteene, leses opp på årsmøtet og legges ved protokollen. Det sendes ut påminnelse om årsmøtet til alle medlemmene. Styreleder Arild ordner dette.  I forbindelse med årsmøtet er det fint med tilbakemelding om hvor mange som kommer på grunn av 1 meters avstand og smittevern. Svar kan sendes Geir, som ordner med bevertning/kaffe. Lokalet er bestilt, og det kan maks komme en representant fra hver hytte på grunn av smittevern.

Budsjett: Styreleder Arild har satt opp et budsjett, på bakgrunn av komiteene og tidligere års regnskap, som sendes styremedlemmene for gjennomgang. Det ønskes at årskontingenten heves fra 3200,- til 3500,-, da vi de siste årene har hatt ekstrainnbetalinger.

Valgkomiteen- har de snakket med medlemmer om å stille til valg? Alle som ønsker det, skal få muligheter til å delta i styret eller komiteer.

Kasserer Jan Egil har sendt innkalling til neste styremøte 09.10.2021 klokken 11.00.

Styreleder Arild takker for møtet.

Møtet er satt

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

—————————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Onsdag 02.06.2021   Kl. 18.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen	Styremedlem
Bjørn G. Odden	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg*	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Jonny Hansen (Referat sendt til Styreformann som gjengir det), Harald Arneberg meldt frafall før møtet, men har sendt informasjon på mail.

Arild ønsker alle velkommen til styremøtet.

Sak 10/21 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene:

Veikomiteen v/ Harald Arneberg:

Harald forteller i mail at han har fått pris på utbedring av brovegen fra Stupstad, men mangler tilbud fra B%F Maskin AS selv etter flere mail og telefonsamtaler, sist i går uten å ha mottatt tilbud. Han har også etterspurt pris for grøfting, dette har ingen svart på ennå. Han forteller at han har samlet inn brøytestikker og lagret dem i Sandbua. Han vil fortsatt etterspør tilbud fra B&F Maskin AS.

Løypekomiteen V/ Lars Gjøran Sundsdal:

Lars Gjøran sier at det ikke er mye nytt å berette. De puster ut etter vintersesongen og venter på at det skal bli tørt nok slik at det kan kjøres opp med graver til Abusdalsnuten, der Abusdalsnuten løypelag skal utføre noe arbeid. Dette blir sannsynligvis i juli, samtidig ønsker løypekomiteen å gjøre noe arbeide her når først maskiner er oppe og vi slipper å betale for transport opp dit. Han forteller at det er «sårbart» ved Huset på prærien på myra der. De har ikke benyttet hele budsjettet for inneværende år, det vil derfor søkes om å overføre til neste års budsjett noe slik at arbeidet i juli kan utføres uten at det berører neste års budsjett.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen- referert av Arild:

Lie-løa: Inne på Lie-løa er det ved som må kløyves og stables, her er det bestemt at noen skal møte klokken 09.00 og ikke 10.00 05. juni for å få gjort så mye som mulig. Det sendes et hjertesukk fra Lie-løa komiteen om at folk er dårlige til å «rydde» etter seg. Sist de var der stod døra åpen, og førstehjelpsskrinet. Ting var strødd rundt omkring. Dette bør det informeres om via Websiden og på Facebook, slik at alle kan påse at det holdes i orden her.

Gapahuken: Johan og Jonny har laget 2 nye sittegrupper, disse skal settes inn i Gapahuken på vinteren for bedre bevaring. Geir forteller at han har kjøpt nye materialer og kappet dem til på riktig lengde, slik at de på flåten kan byttes ut.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Ikke noe nytt å meddele, avventer Coronasituasjonen.

I forbindelse med dugnaden må det settes opp hva som skal utføres, samt det vanlige som å rydde og grøfte veiene.

Sak 11/21 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 28.04.2021

Styreleder spør om alle har lest referatet. Enstemmig godkjent. Sekretær Hilde Merete sender referatet til Rune som legger det ut på websiden.

Sak 12/21 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil

Kasserer Jan Egil redegjør for regnskapet.

Det viser at vi i år per 31.05 har et underskudd på 34.000,- mot budsjettert 123.000,-, men ennå er det en måned til av regnskapsåret. Kasserer Jan Egil forteller at vi ikke vil bruke alle midlene som er budsjettert, men at noen kostnader vil bli overført til neste år, da noe av det budsjetterte arbeidet ikke er utført ennå. Styret arbeider nå med budsjettet for neste år, komiteene skal først sende inn sine forslag og budsjetter for godkjenning.

Regnskapet er opplest og fastsatt.

Sak 13/21 – Fastsetting av dato for neste styremøte:

Det anbefales også denne gangen å holde digitalt styremøte. Dato fastsettes til lørdag 31.07.2021 klokken 10.00 -12.00. Kasserer Jan Egil sender ut innkallingen.

Sak 14/21 – Eventuelt/Annet

Det må sendes ut informasjon om at saker som skal tas opp på årsmøtet må være styret i hende i god tid før årsmøtet, slik at det kan behandles før årsmøtet. Det står i vedtekter at de må være styret i hende senest 4 uker før årsmøtet. Rune vil sende ut informasjon om dette på Websiden og på Facebook slik at alle kan lese informasjonen.

Søknaden for mva-kompensasjon er sendt inn før fristen, nå er det bare å vente og håpe på positivt svar.

Oppslagstavle: Ei ny på Gapahuken der kun informasjon fra hyttevellet settes opp. Denne bør være låst slik at ikke informasjonen «drukner» i annen informasjon fra hytteeierne og andre. Det bør derfor også være ei oppslagstavle der hytteeiere og andre kan sette sine ting med mer for salg og lignende.

Grasrotandel: Det er fint om det på nytt informeres om dette på Facebook, slik at så mange som mulig kan legge oss til som grasrotmottaker. Leif Inge lager tekst som legges ut.

Angående mailen: Det er mye spam på mailen, Rune og Arild er jevnlig inne og rydder /blokkerer disse.

Ballbingen: Styreleder Arild sier at han er kontaktet av leder for plan og miljø i Evje og Hornnes kommune som ønsker å avklare om det er avtalt dugnad på «ballbingen» i juni. Dette avkrefter Styreleder Arild, det er ikke avtalt at dugnadarbeider skal starte før alt det formelle er på plass, han sier videre at det ennå ikke er søkt om ballbingen, da vi femdeles undersøker priser med mer. Vi skal selvfølgelig få behandlet søknaden før gravearbeidet påbegynnes. Han får også opplyst at det er visse avstander til nærliggende bebyggelse som saksbehandler skal vurdere før søknaden kan godkjennes. Kommunen har tidligere fortalt at LNF-område der vi planlegger at ballbingen skal ligge er regulert til dette formålet, eller denne type aktivitet. Det var tidligere tiltekt balløkke, noe som ville gjort at plasseringen av denne var mer restriktiv. Det anføres at det ikke er gummikuler på dekket til ballbingen. Det planlegges et møte med kommunen, ved teknisk sjef, plan og miljø og forhåpentligvis ordføreren for å se på mulighetene vi har. Det er ønskelig at det deltar 3 personer fra styret/komiteene. Geir sier seg villig til dette, sammen med Styreformann Arild. Geir undersøker prosesser i forhold til bekjente som arbeider med lignende saker i annen kommune. Jan Egil vil også være med på møtet om det passer i forhold til hans hverdag.

I forhold til eventuelle tilbakemeldinger så er det noen som er uenige i at ballbingen skal ligge akkurat der den er tenkt. Vi ønsker en god relasjon med alle. Vi i styret mener at vi har gjennomført en demokratisk prosess. Men vi tar litt selvkritikk på at vi kanskje skulle klart og kommunisert dette bedre/ eventuelt tidligere ut til hyttevellet. Det er stemt i styret, og vi har med flertall (5 mot 1 stemme) fått gjennomslag for plasseringen. Styret har ifølge vedtekter mandat til å ta slike avgjørelser på vegne av hyttevellet. Men selvfølgelig kunne vi kanskje vært tydeligere på å kommunisere planen tidligere. Styremedlem May sier at større prosjekter krever mer dialog. Styreformann Arild sier at det kan stilles kritiske spørsmål på årsmøtene. Styret har «spikret» plasseringen, men det er kommunen som til syvende og sist avgjør plasseringen. Det er 2,4% av hytteeierne som har sendt inn «klage», klagen skal leses og behandles. Styremedlem Cato sier at dette er enkelt – vi har gjort et gyldig vedtak i styre. Og dette bør følges opp på en ryddig og grei måte. Styremedlem Leif Inge poengterer at veien til vedtaket kan sees på slik som med veien, noen vil ha grus og noen vil asfaltere. Vi kan ikke bli enige med alle, men vi kan gjøre en god jobb med god informasjon.

Kasserer Jan Egil har sendt innkalling til neste styremøte 31.07.2021 klokken 10.00.

Styreleder Arild takker for møtet.

Møtet klubbes.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

————————————————————————————–

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 28.04.2021   Kl. 18.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Jøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Jonny Hansen (Referat sendt til Styreformann som gjengir det), Lars Jøran Sundsdal (dialog sendt på mail) og Bjørn G. Odden meldte avbud før møtet.

Sak 05/21 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene 

Arild ønsker alle velkommen til styremøtet. Han forteller at det er pågående/nye prosjekter. Vi skal også ta opp ting med fremtidige prosjekter. Først litt fra de forskjellige komiteene.

Veikomiteen: V/ Harald Arneberg.

Harald forteller at det ikke har skjedd mye siden sist. Han tar inn brøytestikkene, noen er allerede tatt inn. Noen veier trenger oppgrusing. Arbiedet i bruvegen er påbegynt, B&F Maskin AS har utført arbeidet etter avtalen. Det skal innhentes pris på å brie ut veien noen steder, Harald innhenter pris-tilbud. Det vurderes også å innhente pris på grøfting, men det er ikke med i budsjettet inneværende periode, så det må undersøkes i forhold til neste års budsjett. Anslagsvis er dette et arbeid som vil ta 3-4 dager. Uansett må det gruses i vellets veier. Det er også en del hull i Grastjønnvegen som går utover biler som kjører der. Grusing tas lokalt sammen med Geir Ole. Styremedlem Cato forteller at den første stikkrenna i Bruvegen er tett, og at det var nylig en større flom der. Dette må sees på.

Vi minner også om at brøytestikkene skal stå til vi tar dem inn selv. Det er observert barn som leker med dem, det er fint om barna for beskjed om at brøytestikkene må stå da det er kostnader forbundet med innkjøp av nye for vellet. Denne informasjonen må gis på Facebook og/eller på hjemmesiden vår.

Den kommunale veien er gruset et stykke opp, men er som et «vaskebrett» per nå. Det henføres at Fjellestad veien er en kostbar vei for kommunen, med få fastboende. At veien nå benyttes mer, og at Fjellestad er et rekreasjonsområde indikerer at vi bør snakke med kommunen om oppgradering av veien. De har det siste kjørt på grov og skarp pukk for å «oppgradere» den, vi ser at dette er en stor belastning på bilene som kjører på veien. Det er enighet om at Geir og Harald kontakter kommunen for et saklig dialogmøte. Kasserer Jan Egil stiller spørsmål ved om vi kan kontakte de som henter avfallet, brann eller ambulanseførere for å få deres uttalelser om veien? Styreleder Arild forteller at tidligere styremedlem Fjermestad har erfaring fra arbeid i Sola kommune og har sagt seg villig til å være med på utarbeidelse av punktene som skal tas opp med kommunen. Det er viktig at vi har en god og konstruktiv dialog med kommunens representanter, som for eksempel vil være ordfører og teknisk sjef.

Løypekomiteen V/ Lars Jøran Sundsdal:

Lars Jøran gir tilbakemelding om at det er noen svake punkter i løypa, og at de utbedres av Abusdalsnutens løypelag. Det er B&F Maskin AS som har oppdraget for dem. Det er satt av 30.000,- i budsjett i år, det er ingen utgifter på løypene så langt så dette kan benyttes til utbedring og rørlegging i Grastjønn. (Motsatt ende av Gapahuken).

Løypekommiteen hadde en digital aktivitet i påsken som gav en inntekt på 3.500,-. Det var ikke store utleggene til arrangementet – de hadde fått sponset fine gevinster, og noen av dem lagres til sommeren der de planlegger ny aktivitet.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen- referert av Arild:

Lie-løa: Inne på Lie-løa er det ikke mer å gjøre per nå, Jonny har skiftet ut pakningen i ovnen slik at det nå er greit å fyre i den. 

Gapahuken: Det har vært noen svaler inne for å lage reir i fjor. Det skal nå settes opp netting for å stenge dem ute. Jonny ser på dette.

Ballbinge: Oppsettingen sil foregå godt utpå sommeren, etter at formalitetene er ordnet.

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Geir sier at det ikke er aktuelt å planlegge arrangementer per nå. Men det skal undersøkes om vi kan ha et arrangement ved Gapahuken senere, det avhenger av Covid 19 situasjonen. Intensjonen er å lage noe etter dugnaden i juni, men nasjonale og lokale anbefalinger skal følges. Cato arbeider med smittesporing i kommunen, og mener det er for tidlig, muligens heller noe kan arrangeres 1. lørdagen i august? Det skal også undersøkes om noe digitalt kan settes i gang, det var gode resultater etter forrige digitale aktivitet. Geir undersøker om noe av dette kan gjennomføres. Når man kommer med et resultat, skrives en tekst som legges ut på Facebook siden vår.

Sak 06/21 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 01.08.2020

Styreleder Arild leser referatet, ingen tilføyinger, men små korrigeringer (ønsker annen formulering) før godkjenning av referatet.

Sak 07/21 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil

Kasserer Jan Egil redegjør for regnskapet.

Regnskapet er opplest og fastsatt.

Sak 08/21 – Fastsetting av dato for neste styremøte:

Det anbefales også denne gangen å holde digitalt styremøte. Dato fastsettes til onsdag 02.06.2021 klokken 18.00. Kasserer Jan Egil sender ut innkallingen. Her skal vi se på hva som skal gjøres på dugnaden i juni som vil foregå 05.06.2021, med oppstart fra parkeringsplassen ved søppelbua.

Sak 09/21 – Eventuelt/Annet

Det skal søkes mva-kompensasjon for hele året 2020, fristen er 01.06.2021. Styremedlem May sendte dette i fjor, og vil gjøre det i år også. Kasserer jan Egil hjelper til med deler der regnskapet må fylle inn, regnskapstallene i vårt regnskap er fra 01.07. til 30.06, mens det i innsendingen benyttes hele år.

I fjor fikk vi også en godtgjørelse for tap av inntekter i forbindelse med arrangementer som ble utsatt på grunn av Covid 19, det er ikke opplyst om vi kan søke på dette også for dette året, men det skal undersøkes.

 Det skal undersøkes om lie-løakommiteen kan få til å lage ei ny oppslagstavle, der kun informasjon fra hyttevellet settes opp. Dette fordi mye av informasjonen forsvinner i annen reklame/informasjon.

Cato forteller at han var sammen med Røde Kors ute i løypene i påska. Det er fantastisk at Røde Kors har prioritert hyttegrenda i år. De var i løypene med mannskaper og snøskuter og hadde utstyr tilgjengelig. Cato forteller at det ikke var noen hendelser i påsken i år. Røde kors hadde flere hendelser på Høgås, det er derfor viktig at vi ønsker at Røde Kors skal delta – om de skal komme tilbake. Cato overbringer våre tilbakemeldinger. Styret er enig i at det fungerte helt strålende – Styreleder Arild ønsker at de skal ha samme tilstedeværelse i feriene, vinterferiene (Sørlandets og Rogalands vinterferie) og påskeferien. Vi er enige i at det er fint med denne tilstedeværelsen av Røde Kors.

Varamedlem Leif Inge Eie, forteller at Grasrotandelen i 2019 var på 4.883,- med 18 givere, mens den i 2020 økte til 12.548,- fordelt på 33 givere, i år, 2021 er det 40 givere og per 28.4 var det 5.697,- i grasrotandel til vellet. Det er ønskelig med mer informasjon slik at folk som tipper kan sette seg opp som Grasrotgiver til vellet. Det kan være mye å hente ved å informere 1-2 ganger årlig på Facebook siden vår. Det kommer stadig nye hytteeiere.

Angående mailen: Det er mye spam på mailen, Rune er jevnlig inne og rydder /blokkerer disse. Han sier at om noen leser en mail, og ikke behandler/svarer den er det viktig at den settes tilbake til ulest slik at den kan bli behandlet/svart.

Ballbingen: Styreleder Arild sier at det må profesjonelle aktører til for å sette opp ringmuren slik at fundamentet blir godt.  Størrelsen på bingen er 16*24 meter, ringmuren vil være 15-20 cm bred og høyden vil måtte variere etter terrenget. Det er en forutsetning at grunnarbeidet er rett, for et godt resultat. Er det noen forskalingssnekkere i hyttevellet? Det kan etterspørres via Facebook siden vår. Leif Inge er kontaktperson for å lede grunnarbeidet med ringmuren. (Det må også forskaling og nok jern til). Styremedlem May spør i forhold til om det er utfordringer med kunstgresset og granulater? Styreleder Arild sier at det ikke er noen utfordringer – dette er et godkjent kunstgress. Kommunen har sett på plasseringen, og mener den er ok. De var begeistret for balløkken. Området er regulert til friområde.

Kasserer Jan Egil har sendt innkalling til neste styremøte 02.06.2021.

Styreleder Arild takker for møtet.

Møtet klubbes.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

——————————————————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 09.03.2021   Kl. 18.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen*	Styremedlem
Bjørn G. Odden*	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal	Løype-komiteen
Geir Hammersmark	Arrangement-komiteen

* Frafall: Cato Christensen, Jonny Hansen og Bjørn G. Odden.

Sak 01/21 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene 

Styreleder ønsker alle velkommen til styremøtet. Han forteller at det er pågående/nye prosjekter. Vi skal også ta opp ting med fremtidige prosjekter. Først litt fra de forskjellige komiteene.

Veikomiteen: V/ Harald Arneberg.

Harald forteller at brøyting og strøing i vinter har gått fint. Det er noe slitasje på grusveiene. Det er meldt snø nå, og det er anbefalt at man fyller grus i huller før påsken. Det er verst i Fjellestadvegen, nærmere bestemt grusveien fra Abusdalvegen inn mot Lie-gården, som er et kommunalt ansvar. Det er der påbegynt grusing og er nå noe mindre sporete enn i vinterferien.

Geir Ole Bakke har også måtte hjelpe til med biler som har satt seg fast i veiene opp mot Fjellestad i det siste, dette på grunn av at det har kommet mange dagsturister opp for å gå i skiløypene. Den kommunale veien har et dårlig fundament – noen må ha dialog med kommunen i den forbindelse. Styret ved Styreleder, sekretær og kontakt for kommunale saker Einar Fjermestad  har tidligere hattmøter med kommunen (Ordfører og Teknisk sjef), hvor sistnevnte informerte om  at kommunen har lite penger å avse til dette og at det også følger av at det  ikke er mange lokale beboere  på Fjellestad.

Abusdalsveien er fylkeskommunal og har fått en annen prioritet, og er asfaltert. Muligens vi kan gjøre nye fremstøt mot kommunen nå, da vi kan fremstå som et «rekreasjonssted», fullt tilgjengelig for lokalbefolkningen? Det opplyses også om mulig ny bebyggelse i området.  noe som vil være med å sikre at veien inn til Lie-gårdene og opp til Geir Ole Bakke forblir kommunens ansvar å vedlikeholde.

Harald skal samle inn brøyte-stikkene, og da se litt nærmere på eventuell grøfting. Rebbåsvegen er asfaltert. I Brovegen er det gjort utbedringer og lagt ned nye dreneringsrør, men her gjenstår det noen utbedringer langs fjellet under trafoen. Det må eventuelt legges rør eller en kum for å samle de rørene som kommer sammen der. Det må tas ny befaring av dette området og entreprenør kontaktes før vi går videre med dette.

Det snakkes om å asfaltere alle fellesveiene, og kostnaden rundt det. Styreleder sier at det handler om hva årskontingenten skal være fremover. Om den skal ligge på cirka kr. 5.000,- i året kan vi snakke om at alle veiene kan asfalteres. Dette må vi eventuelt komme tilbake til. Nå må vi konsentrere oss om å grøfte skikkelig slik at vannet avledes ordentlig. Overskuddsmasse fra grøfting kan flyttes til akebakken. Og vi må gruse opp de ikke asfalterte veiene slik at ikke de forfaller i standard.

Løypekomiteen V/ Lars Gjøran Sundsdal:

Lars Gjøran forteller at det nå er mange som vet om skiløypene, og at det kom overraskende på alle at det ble viet en stor artikkel  i Fædrelandsvennen. Som en følge av dette har det til tider vært mye biler og noe kaos i trafikken opp til hytteområdet i helgene. Han har hatt ukentlig kontakt med drift og løypekjørerne og vært ute med midlertidige skilting for å bedre oversikten over løypene.
Han har også begynt å undersøke i forhold til om det kan søkes støtte til bedre skilting, gjennom bank og forsikringsfond.
Det er også på trappene et nytt aktivitetstilbud, men det kommer han tilbake med mer om senere.
Det blir en miks av fysisk og digital (mobiltelefon) aktivitet.
De ser også på muligheter for å lage bedre og flere sommerløyper i løpet av 2021. Flere må merkes og skiltes. Gjerne en ‘sommer’ merking og en ‘vinter’ merking. Ved Bjørnestien og ved søppelboden bør det være  felles skilting.
Man bør trykke opp nye kart. Det er mange muligheter for at det blir mange dagsturister til påsken – det er ventet mer snø denne uken.
Anbefalt gangretning i løypene for å unngå kaos, ble diskutert, noe en ser ikke kan påbys..
Det må også opp merking av rundløypene, dette er særlig viktig i rød-løyp der det er noen bratte utforkjøringer.
Vi må snakke med styremedlem Cato, som er medlem i Røde Kors, om de har mulighet for å være tilstede noe i påska. Kasserer skal snakke med Cato om dette.

Det er satt opp plakat med vippsnummer ved Stålevann. Øyvind Breilid, styreformann i Abusdalsknuten Løypeservice, har fortalt  at dette er det Reiersen som har ordnet og innsamlet beløp går til Abusdalsknuten Løypeservice.

Hyttegrenda har selv satt opp VIPPS-plakater på Fjellestad, da vi mener vi er berettiget til denne inntekten siden vi finansierer brorparten av løypekjøringen. Men da Reiersen sliter med å få bidrag og  støtte til løypekjøring fra Stangeråsen og Tveit, synes vi det er OK at Abusdalsknuten Løypeservice får VIPPS-inntekter fra de som møter på Tveit/Stangeråsen.

Vi har fått inn litt over 4.000,-kr.  på vårt vippsnummer.

Det er viktig at veiene holdes åpne slik at det ikke sperres for kjøring til og fra hyttene. Dette er grunneiernes ansvar. Det er grunneierne som vil tjene mest på de flotte løypene. I og med at de kan få promotert for salg av hyttetomter.

Vi ser også at det kan være behov for å snakke med kommunen i forbindelse med at det har vært en allment økt interesse for de flotte løypene, stedet har blitt et rekreasjonssted også for lokalbefolkningen.

Lars Jøran har undersøkt løypa og det er enkelte «bløte» punkter, blant annet innerst i Grastjønn. Her kan det være behov for grøfting og rør for å gjøre partiene tørrere.  Samt et par steder mot Abusdalsknuten.
Ellers er det bra løyper og mange er storfornøyde med dem i år. Det må søkes kommunen ved graving i myr og legging av rør der. Det er CO2 lager i myr, og man bør derfor unngå dette. Det er også en fordel om tråkkemaskinen unngår myrer.
Abusdalsknuten Løypeservice skal ha mva-kompensasjon for i fjor, hvilket er begrunnet i dårlig likviditet. Dette ble avtalt i fjor. Da de i ettertid har inngått flere sponsor-avtaler, blir dette en engangsforeteelse.  Vi ser på mulighetene for at dette ytes som en sponsing, slik at vi unngår en faktura fra dem og nye mva.

Harald forteller at han var på Fjellestad de helgene det var mye trafikk, den ene helga var det 150-200 biler ekstra der. 80 biler på kort tid på lørdagen gav et kaos med parkering og kjøring. Geir Ole måtte hjelpe folk som ikke kom opp.

Lie-løa komiteen V/ Jonny Hansen- referert av Styreleder:

Inne på Lie-løa er det lagt ned en del trær slik at det er godt med ved. Gapahuken – ble det diskutert om en kunne sette opp en seilduk foran åpningen om vinteren for å hindre snø-ansamling inne i Gapahuken. Dette undersøkes videre. Vi må også få på plass Altibox mobilt nettverk ved Gapahuken. Dette for å forbedre mobiltjenesten/VIPPS under arrangementer der. Her vil vi kunne benytte oss midlertidig av nettet til de/en som har hytte i nærheten.  

Ballbinge: Styreleder og Jonny har sett på dette. Styreleder har sjekket med profesjonelle og fått et anslag på på 30-40.000,- for ringmuren.  Drenering må til for å få til et godt fundament. Her må vi undersøke muligheter for sponsorer. Beliggenheten er nå satt opp, men vi må ha et regelverk for bruken på grunn av nabohensyn. Der bingen er planlagt lagt, er det lite myr og kommunen har ingen innvendinger mot beliggenheten. Vi ønsker selvfølgelig å unngå myr – det vil kreve mer pukk og grus. Vi må også holde oss borte fra 400volts kabelen som ligger på cirka 1,5 meters dybde, og fiberkabelen der den er. 

Arrangementskomiteen V/ Geir Hammersmark:

Geir er ny leder i arrangementskomiteen, og har mye erfaring som er nyttig i arbeidet hos oss.

Geir forteller at det ikke har vært en lett start, og at det er 5 nye medlemmer i komiteen. Det har ikke vært super respons fra dem han har spurt. Han har fått god hjelp av Jonny Hansen vedrørende de materielle tingene som brukes i forbindelse med arrangementer.  

I forbindelse med påskearrangementer, så har Geir vært i kontakt med kommuneoverlegen i Evje som har sagt at nasjonale regler må følges. Det frarådes å avholde arrangementer der det kommer personer fra flere kommuner, slik situasjonen er nå.
Geir sier at han ikke er superbekvem med å arrangere slik situasjonen er i dag. I hyttefeltet kommer det folk fra flere forskjellige fylker og kommuner, og både Grimstad og Arendal har mange røde soner.  Han sier at det skal likevel gå raskt å skaffe til veie det aktuelle som gaver mm, til arrangementet. Det er to i komiteen som kan skaffe gaveartikler og eventuelt noe lokalt. Dette må styret ta en avgjørelse på i dag.

Han sier at i forhold til arrangementer er det mye man kan gjøre – men ikke før smittetrykket er mindre, kanskje mot sommeren. Da viste det seg å være mindre trykk i fjor. Vi må se på dette for å få inn noe av de tapte inntektene fra påskearrangementet, det var kalkulert inn 40.000,- i budsjettet på inntektssiden. Det er viktig å ikke gå for mye i minus. Det er ikke fornuftig med påskearrangement i år, men muligens vi kan få til en «åpning» av ballbingen mot slutten av august?

Vi må komme tilbake til et eventuelt lotteri senere?

Sak 02/21 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 01.08.2020

Styreleder leser referatet, ingen tilføyinger. Referatet godkjennes. Merete sender det til Rune som legger det ut på Websiden til hyttefeltet.

Sak 03/21 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil

Styreweb fungerer veldig bra, det er enkelt og intuitivt – det er noe som kan styres underveis. Jan Egil forteller at per nå er det 1 som har delbetalt, alt annet er betalt fullt ut. Når faktura ble sendt ut med purregebyr, ble den betalt umiddelbart.

Dugnadsgebyr på kr. 21.000,- er ikke budsjettert med.

Per dags dato har vi et overskudd på kr. 12.500,-  .

Det er per nå 41 personer som benytter seg av grasrotandelen når de tipper, det ligger an til å være cirka kr. 5.000,- inn her første 4. måneder, og kr. 15.000,- totalt i år. Jan Egil skal sende ut en mail for å takke de som deltar – det vil kanskje gjøre flere oppmerksomme på at de kan legge hyttevellet til som Grasrotandel.

Andre inntekter er kr. 26.000,- i Koronastøtte på grunn av manglende arrangement i 2020 og kr.4.000,- fra Norsk Tipping. Det har kommet en faktura på løypekjøring påkr. 90.000,- og Grus på veiene på kr. 5.000,-.

 IT-kostnadene har økt noe, på grunn av at vi benytter oss av StyreWeb systemene, og bankkostnadene har også økt. Det koster 5.- kroner per innbetalt faktura som registreres i systemet, men vi mener likevel at det er rimeligere enn å måtte purre og sende fakturaer i posten. StyreWeb representerer en mye mer oversiktlig og profesjonell måte å ‘kjøre’ regnskapet på. 

Styreleder informerer om  at det ble budsjettert med et «underskudd» på kr. 123.000,-, Per i dag har vi  et overskudd på kr. 43.664,- . Saldo i banken er  kr. 471.000,-  men det skal betales løypekjøringen med kr. 90.000,- og kr. 26.000,- i mva-kompensasjon til Abusdalsknuten Løypelag. Totalt har vi da igjen kr. 355.000,- på kontoen. Vi planla å ha en buffer til uforutsette veiutgifter på kr. 200.000,-, og ca. kr. 100.000,- igjen på driftskontoen. Per nå er vi da kr. 55.000,- i overskudd i banken. Så tallene er positive.

Systemet vi nå benytter, StyreWeb og Webmail, er utrolig ryddig, fint og oversiktlig. -Vi er veldig fornøyde med at vi gikk inn i dette.

Det er ryddet i medlemsregisteret – feil mail og telefonnumre er nå rettet. Regnskapet er opplest og «klubbet».

Sak 04/21 – Eventuelt

 – Påskearrangementet:
Styreleder mener at vi må forholde oss til helsemyndighetenes anbefalinger og  styret bes stemmeover om arrangementet skal utebli i år også på grunn av Covid 19 situasjonen. Det blir enstemmig vedtatt.

Det diskuteres alternative arrangementer mot sommeren i stedet.

Formann i Aarrangementskomiteen, Geir Hammersmark, sier at det diskuteres flere aktuelle ting som kan gjøres, men vil komme tilbake til det ved et senere tidspunkt.

Det må informeres raskt i forhold til at påskearrangementet er avlyst, og det foreslås at det skal settes lapp på oppslagstavla ved søppelbuen.

– Oppslagstavler:
Oppslagstavlene inneholder mye gammel og uaktuell informasjon som bør revideres. Tavlene benyttes også av hytteeierne til oppslag for Kjøp & Salg, hvilket gjør at en mister oversikt over viktige varsler.  All informasjonen som skal opp her må være lett tilgjengelig for hytteeierne. Kanskje bør en vurdere å sende viktig informasjon ut til medlemmene via mail, heller en v.hj.av tavlene?Muligens vi også skal ha en informasjonstavle på Gapahuken?

– Hjertestarteren:

Hjertestarteren,  er låst inne med kodet hengelås, pga faren for uønsket tilgang og herverk.  AMK sentralen har denne koden, som oppgis ved behov for assistanse fra dem. Telefonnummeret er 113, ved akutte tilfeller må man ringe dem først for å få tak i hjertestarteren. Når vi fikk hjertestarteren, var det nødvendig med kursing på den. Men det er i dag få som ikke klarer å utføre det, da det er god instruksjon fra hjertestarteren under selve utførselen.

– Ballbingen:

Angående ballbingen så må vi snakke med Leif, Jonny og sønnen hans som har gode kontakter for grunnarbeidet. Vi må begynne planleggingen nå slik at bingen kommer opp i år. Det kan også bli behov for dugnad, men da etter at pandemien er håndtert. Vi håper det vil kunne skje i løpet av sommeren.
Grunnmuren er 16*24 meter, og vi vurderer sponsorer for å betjene kostnadene ved oppsettelsen. Fundamentet med grunnmur, grus, graving med mer krever et budsjett. Vi ønsker at grunnmuren settes opp av profesjonelle, slik at den blir skikkelig utført og varig..
Det ble diskutert om vi må akseptere skilter på ballbingen for å finansiere den, det var enighet om at dette måtte reduseres til et minimum, dvs. 2 skilter maks, Det må inngås en sponsor avtale som knyttes opp mot en 5-års periode.   

Foreløpige kostnadsetimater tilsier at graving koster ca kr. 20.000,-, pukk med mer ca. kr. 30-40.000.-.

Vi har i budsjettet en post på 30.000, øremerket ballbingen – vi ønsker ikke å bruke mer penger enn høyst nødvendig på dette.

Fremdriftsplan:

1. Sette opp budsjett
2. Undersøke tilgang til sponsorer.
3. Priser på graving fra ‘egne rekker’
4. Reklameskilting, størrelse 1*1m som på tavla i svingen etter Geir Ole.

Styreleder undersøker i forhold til aktuelle sponsorer.

 – Veivedlikehold:

Veivedlikehold og slitasje ved nybygging. Det har tidligere vært praktisert at nye hytter som bygges skal betale 2* årsavgift ved innmelding. Dette har tidligere blitt godkjent av Årsmøtet, men vi ser at det bør inn i Vedtektene og foreslås som vedtak i Årsmøtet til høsten. Smeland Byggservice, som bygger ny hytte for salg i Grastjønnvegen, var ikke blitt informert om dette. Han var ikke uenig i at det ble gjort, men det må da være den som overtar (kjøper) som vil bli belastet avgiften.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

——————————————————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 28.11.2020   Kl. 10.00

Sted: Teams

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand*	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Jan Egil Finnesand	Kasserer
May Snemyr Falkgjerdet	Styremedlem
Cato Christensen*	Styremedlem
Bjørn G. Odden	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Terje Josdal*	Arrangement-komiteen

* Frafall: Cato Christensen, Jan Robert Bjorvand, Jonny Hansen, Lars Gjøran Sundsdal og Terje Josdal.

Sak 28/20 – Pågående/nye prosjekter – Presentert av komiteene 

Veikomiteen: V/ Harald Arneberg.

Det var planlagt oppstart i Rebbåsvegen i uke 44, men oppstart blir til mandag, 30.11). Arild har snakket med Arnold Falkgjerdet i B&F om dette. Rebbåsvegen gruses til mandag, sjekkes og eventuelt korrigeres på tirsdag før det valses på onsdag, så asfaltering. Ingen biler må da opp eller ned bakken – Arild har sendt beskjed til berørte hytteeiere om at Rebbåsvegen ikke skal brukes under arbeidet. Koordineringen er overlatt til entreprenørene, Asfalt Sør og BF . Begge disse firmaene har i høst hatt forsinkelser, men er i full gang nå.

Når det gjelder Brovegen så er de ferdige der. Arild sier at han har sett på Brovegen og at det behøves mer masse. Veien skulle være bredere.  I følge Harald, som har hatt samtaler med B&F og Uppstad i forbindelse med tilbudet på Brovegen, så inngikk det i tilbudet at et avløpsrør skulle legges langs fjellvegen og lede overvann ned til elva. En kunne da fylle grus oppå røret og dermed øke veibredden. Slik det er nå kan en ikke få det til. Dette må tas opp med entreprenøren B&F.

Videre forteller Harald at han har satt ut brøytestikker, noen mangler. Blant annet skal Rebbåsvegen ikke ha ennå, på grunn av vegarbeidet. Løypene skal ha fått «stikker». Arild supplerer med at Harald har gjort en god jobb her.

Jan Egil har forhørt seg litt om grøfting generelt, dette må sees på til neste år. Det må eventuelt en dugnad for grøftingen. Det må sees på et budsjett for eventuelt grøfting, og fiberen må merkes bedre flere steder.

Lie-løa komiteen:

Ballbinge:

Styret v/styreleder fikk den 24. november en henvendelse fra Jannicke Bakke, vedrørende overtakelse av en ballbinge. Hun sitter i styret i Fotballgruppa til Otra Idrettslag, hvor det kom frem at formannen hadde en fotballbinge som egentlig skulle settes opp i Flatebygd Vel i Evje og Hornnes kommune. Pga. laber dugnadsinteresse blant innbyggerne, gav han opp prosjektet.
Hun gav da beskjed at dette kunne være aktuelt for Fjellestad Hyttegrend. Da det også var andre interessenter fikk hun første-rett til å kjøpe denne for mellom 5 000 og 10 000 kroner, men at det krevde en hurtig avgjørelse.
Arild har siden hatt gode samtaler med Kjetså (den nevnte formannen), og har fått ballbingen gratis, men den må hentes så snart som mulig. Dette kan gjøres i dag, Arild ordner med hjelpere (Øyvind og Geir Ole stiller i dag for å være med opp til Gautestad). Leif Hodnemyr stiller med lastebil neste helg, for å hente kunstgresset. Kunstgresset er tungt og må flyttes med bil med kran. Bingen står i en garasje på Gautestad. Bingen er hel, men har noen bord som må skiftes – dette er ikke kostnadskrevende. Det følger ikke med lys og slikt. Bingen kan benyttes til mye – volleyball, fotball, kurvball, med mer. Den kan også brukes ved arrangementer, sommer som vinter.

Bingen krever en ringmur på 16×24 meter. Estimert pris vil være kr. 30-40 000 for kun ringmuren. Så vi satser på mye dugnadsarbeid her for å få ned kostnadene. Grunnarbeidet må gjøres grundig og ordentlig, nå som vi har fått bingen gratis kan vi bruke litt mer på grunnarbeidet. Ny binge i denne størrelsen har en prislapp på cirka 400.000, -.  Muligens må masse flyttes, det foreslås å eventuelt flytte denne til akebakken.

Plassering av bingen:
Innvendinger: Eventuelt om (Friluftsområde), LFE- område? Er det andre plasser den kan stå? Har kommunen innvendinger mot bane med «gummikuler»? Lovligheten må undersøkes nærmere, av å sette banen opp på tenkt plassering. Det beste er nok likevel parallelt med terrassene ved vannet – opp på høyre side, mot badeplassen. Noen spørsmål vi har snakket om: Krever ballbingen vedlikehold? Krever kunstgresset vedlikehold? Impregnert treverk? Gummigranulater – må det brukes, eller kan det benyttes sand?

Kommunen har ikke tidligere hatt innvendinger mot plasseringen. Det ble vist en skisse av tenkt plassering – se siste side.
Kurt Røyseland sin hytte er mest berørt, han har gitt sin tillatelse til at vi kan plassere bingen der vi føler det er mest passende. Rune spør om andre plasseringer som kan være aktuelle – da vi må unngå for mye myr. Den må heller ikke plasseres for nær vannet terrassen osv. Det er likevel viktig til nærhet slik at den kan brukes ved alle arrangementer. Banen bør kunne romme alt til et arrangement – det kan for eksempel være pølsesalg i målområdet.

Styre hadde avstemning. Av 6 stemmeberettiget, stemte 5 for og 1 mot. Mot-stemmen gjaldt  banens plassering.

Vi kommer frem til at det er:

1. Overveiende flere fordeler enn bakdeler med banen.
2. Det må tilrettelegges for naboer.
3. Det må opp regler for bruk av banen i forhold til at det kan bli støy fra den.
4. Belegg – hvilken type. (Kunstgress banen kan den legges på sand eller grus)
5. Er banen i «elementer», Kan formatet tilpasses?
6. Banen blir noe stor og ruvende. Prioritet 1 er å ta hensyn.

Vi er enige i at det må gjøres tilgjengelig for Hyttegrendas medlemmer hvor banen er tiltenkt å komme, for å unngå støy. Stikker er satt opp der banen er tiltenkt å ligge, området var tiltenkt for balløkke. Vi ser at det er et generasjonsskifte i Hyttegrenda, og det er viktig å legge til rette for de unge.

Arrangementskomiteen: Ingen kommentarer – usikkerhet på grunn av Covid 19 situasjonen.

Sak 29/20 – Godkjenning av referat fra Styremøte – 01.08.2020

Arild leser referatet, og det godkjennes.

Referatene legges ut på websiden, slik at alle kan lese dem. Rune har gjort en fin jobb med siden. Det bør også nevnes på Facebook at man kan sjekke websiden slik at alle kan lese om det som rører seg i Hyttegrenda.

Sak 30/20 – Gjennomgang og status av regnskap per d.d. v/Kasserer Jan Egil

‘Styreweb’ fungerer veldig bra, det er enkelt og intuitivt – det er noe som kan styres underveis.

Jan Egil forteller at per nå er det 4 som ikke har betalt. 1 av disse har delbetalt. Kassererjobben er mer enn en regnskapsjobb!

Per i dag har vi 1.1 mill. kroner i banken. Kr. 21 450,- har kommet inn i dugnadsinntekter. Målet med budsjettet for denne perioden er en buffer for uforutsigbare utgifter tilknyttet veiene på
kr. 200 000, samt ca. kr. 100.000, – i kassa. Da har vi en OK buffer. Norsk tipping gav inntekter på kr. 4 173 frem til 31.08. – neste periode er det kr. 3 600,- som venter på å komme inn.

Viktig med god rapportering ved hyttesalg, noen salg går «under radaren». Dette må rettes på!

Sak 31/20 –  Eventuelt

Reklame-skiltet:

Grunneierne har inngått sponsor-avtaler med diverse selskaper på Evje og har i den sammenheng satt opp et stort reklame-skilt i ‘160-graders’ svingen etter gårdene. I den forbindelse vil det også bli satt opp en tekst på toppen av dette som ønsker: ‘Velkommen til Fjellestad’.

Da denne svingen er nokså uoversiktlig, har det fra styrets side v/styreleder blitt gitt uttrykk for at dette ikke var den beste plassen for et reklameskilt! Grunneierne har på tross av dette valgt denne plassen på grunn av manglende alternativer når det gjelder eksponering.

Som en kompensasjon for den økte risikoen denne plasseringen utgjør har de fremskaffet et  Trafikkspeil som skal plasseres ved hjørnet av reklame-skiltet slik at bilister får en bedre oversikt over møtene trafikk.

Dugnad:

Det er fremkommet feil ved registrering av dugnadene. Det er noen som ikke hadde fått registrert seg ved dugnaden, ved at de har vært ute i løypene. Noen har gjort dugnad utenfor dugnadshelgene uten at det ble fanget opp. Disse skal følgelig ikke betale for ikke å ha møtt til dugnad. Her er det de forskjellige komitéene som må fange opp dugnadsarbeidet som utføres for komitéene. Gebyr skal heller ikke betales av de som sitter i de forskjellige komiteene – men det må sørges for at de utfører dugnad gjennom arbeidet sitt der. Styremedlemmene pålegges heller ikke gebyr.

Mva- oppgjør: avgjøres 1. desember og vi får tilbakemelding fra Vellenes Fellesorganisasjon etter det.

May har sendt inn regnskap på de postene som det gis mva-kompensasjon for, og fått bekreftelse på at det er mottatt. Det skal også undersøkes om vi kan få inn Covid 19 kompensasjon for tapte inntekter i forbindelse med det avlyste Påske-arrangementet. Man må dokumentere over kr. 25 000,- i tapte inntekter- vi kan ha hatt over kr. 40 000, – i dokumentert inntektsfall.

Veislitasje v/nybygging: Det er konstatert at ved nybygging er det ekstra slitasje på veiene. I forhold til ekstrainnbetaling for skade på veiene var det tidligere snakk om en ekstra innbetaling på 2 ganger årskontingenten. Dette må sjekkes nærmere og eventuelt legges inn i Vedtektene!

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

Oversiktskart for foreslått ballbinge-plassering

——————————————————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 01.08.2020   Kl. 10.00

Sted: Jaktstua til Geir Ole Bakke

Tilstede fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Grete Schenk	Kasserer
May Snemyr Falkgjerdet	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Tilstede fra komiteene:
Jan Egil Finnesand	Valgkomiteen
Meldt forfall
Bjørn G.Odden	Styremedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem (kom på slutten av møtet).
Ikke møtt
Hilde Merete Omdal	Sekretær
Cato Christensen	Styremedlem

Sak 19/20: Pågående/kommende prosjekter, v/komiteene.

Grunnet forfall fra de ulike komiteene, ble følgende saker/prosjekter referert:

Lie-løa/Gapahuk komiteen

Gapahuken er nybeiset i år – Vige Interiør har sponset all beisen, tusen takk! 

Li -løe/gapahuk- komiteen ber om et budsjett på 5000,- for kommende år.

Løypekomiteen: melder at siste del av løypa opp til Abusdalsknuten vil bli sponset av ulike aktører fra lokalt næringsliv.

Abusdalsknuten Løypeservice AS (ALAS) vil heretter få utbetalt den mva-kompensasjon som Hyttegrenda får refundert, til tross for at dette kan variere år for år.  ALAS har meldt om liten lønnsomhet så langt.(Se ellers sak 21/20).

Veikomiteen har fått inn anbud vedrørende asfaltering av Rebbåsveien og oppgradering av Bruvegen, gjelder bakken ned mot brua. (Ref.sak 24/20.)  Styret ønsker en fast pris av aktørene for å unngå overraskelser i ettertid.

Sak 20/20: Godkjenning av referat fra styremøte 06.06.20.

Utsatt, i.o.m. at referatet mangler.  Referatet vil bli godkjent pr. mail i ettertid.

Sak 21/20: Gjennomgang av referat fra møte med ALAS 06.06.20.

Referatet godkjent av styret.  Styret har fått muntlig tilbakemelding fra ALAS at referatet også er godkjent fra deres side.  Som en følge av dette vil det komme et tillegg til kontrakten §4 vedrørende at ALAS vil i fremtiden få utbetalt den mva- kompensasjonen Hyttegrenda får tilbakeført for løypekjøring.

Sak 22/20: Gjennomgang og godkjenning av regnskapet for 2019-20.

Gjennomgang av regnskap med noter tilhørende de enkelte postene.  Det krever unødig mye energi av kasserer og styret å få inn penger, både til kontingent og ekstra midler.  Samtidig tar styret selvkritikk på måten kravene ble sendt ut sist år.  Allikevel ønsker styret fra nå av å kunne sende utestående krav til inkasso. 

Regnskap godkjent av styret.

Sak 23/20:  Budsjett 2020/21.

Gjennomgang av forslag til budsjett for perioden – godkjent.

Sak 24/20:  Saker for Årsmøtet 2020.

Hyttegrenda har. som sedvanlig. årsmøte første lørdag i september. Saker til årsmøtet skal etter vedtektene være styret i hende senest 6 uker før. 

Når vi bl.a. bruker Facebook for å minne om dette, er dette bare å regne som en påminnelse og ikke en innkalling, som enkelte ser ut til å tro.

Registrering av fremmøtte og stemmeberettigede, inklusive fullmakter, vil i år skje ved døra, som et ledd i å spare tid under selve møtet.

Styret vil informere om at utestående krav etter hvert vil sendt til inkasso.

Grunnet Covid – 19 vil det i år ikke bli bevertning på møtet. Styret tar ansvar for at håndsprit er tilgjengelig.

Styret henstiller at det kun møter en person pr. hytte/stemme – også dette grunnet Covid -19.

Sak 25/20:  Asfaltering av Rebbåsveien.

Pr. d.d. foreligger ulike anbud fra ulike aktører, henholdsvis to anbud på for- og grunnarbeider, samt to for legging av asfalt.  
Styret går inn for bindende/fast pris fra den/de som utfører arbeidet. Styret godkjenner at arbeidet utføres innenfor den ramme som foreligger i de anbudene vi nå har.  Pr. i dag er anbudene fremdeles grunnlag for forhandlinger, og kostnader vil bli offentliggjort når kontrakt er inngått.

Sak 26/20:  Dugnaden 05.09.20.

Styret prøver å få leid en maskin til å utføre kantslått langs veiene en gang i løpet av høsten. Grunnet frafall i arrangementskomiteen, vil styret i år bidra med tilrigging før årsmøtet.

Sak 27/20:  Eventuelt.

Det eksisterer utstyr til å koble bak ATV for å kunne preparere grusveg (Repstad). 

Er dette noe Hyttegrenda bør investere i?  

Jan Egil Finnesand undersøker.

Fjellestad, 02.08.20, JRB, ref.

—————————————————————————————————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 06.06.2020   Kl. 14.00

Sted: Jaktstua til Geir Ole Bakke

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Grete Schenk*	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen*	Styremedlem
Bjørn G. Odden	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie*	Varamedlem
Fra komiteene:
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal	Løype-komiteen
Hege Ask*	Arrangement-komiteen

* Ikke tilstede: Johnny Hansen, Cato Christensen, Leif Inge Eie og Grete Schenk.

Sak 12/2020 – Gjennomgang og godkjenning av referat fra styremøte 22.02.2020.

Arild leste opp sak for sak fra referatet.

• Sak 07/20 – Gjennomgang og godkjenning av referat fra styremøte 22.02.2020. Ingen kommentarer.
• Sak 08/20 – Gjennomgang av regnskap per d.d. 2019/2020.
• Sak 09/20 – Status vedrørende innbetaling av årskontingent og ekstra innbetaling.
• Sak 10/20 – Status pågående/kommende saker.
• Sak 11/20 – Eventuelt. Styremøter fremover blir som følger:

Lørdag 01.08.20 klokken 10.00

Referatet ble deretter godkjent av styret.

Sak 13/2020 – Kommiteene:

Vegkommiteen ved Harald Arneberg. Han forteller at det etter vinteren er noe av det beste han har sett på veiene. Det er snakk om utbedringen i Rabbersveien for asfaltering, dette må prioriteres. BF har vært på befaring og skal komme med pristilbud. Det er mye grøfting som gjenstår. Harald har nå kart over hvor fiberen er lagt og det er mulig det må noe «håndarbeid» til der fiberen er lagt, men det meste kan gjøres maskinelt. Kan eventuelt benytte spraymerking enkelte plasser. Disse forberedelsene må gjøres i forkant av asfalteringen. Vi håper dette kan skje våren 2021. Arild får inn anbud på asfalteringen.

Løypekommiteen: ved Lars Gjøran Sundsdal forteller om flotte løyper i vinter, de gangene de ble kjørt opp. God standard på løypene, grøfter er gravd opp for hånd, men noe vil fortsatt gjenstå. Det blir ikke store endringer i trassen fremover, kun småjusteringer. Han forteller at det er behov for ca 10 cm snødekke før løypene kan kjøres. De ønsker også p se på stier og sommerløyper som skal gås opp. Arbeidet som gjøres her er det muligheter for å søke mva-kompensasjon for. Han er også alltid på jakt etter rør og lignende som kan benyttes til dreneringene. Lars Gjøran forteller at det alltid er behov for ekstra hjelp til ryddig av skogen rundt løypenettet. I forhold til dette arbeidet har Leif og Johan gjort en stor jobb, vi takker dem for det.

Lie-løa: Jonny Hansen forteller at plattingen ved stranda er tatt over tid. Nå skal det treolje på døra på Gapahuken. De som beiset i dag gjorde en god jobb, den ble beiset både ut og innvendig. Valborg Johnsen skaffet ny livbøyle til badeplassen, takk for det. På Lie-løa har 6 mann kjørt inn aggregat og fått kløvd opp det meste av veden, og lagt den på løa– god jobb. Noe gjenstår, men det kan tas på neste dugnad. Dette kan også informeres om gjennom Facebook gruppa vår, det er mange som stiller frivillig for å hjelpe til med denne jobben.

Sak 14/2020 – Godkjenning av regnskapet: Arild er i dag stedfortreder for Grete og leser opp regnskapet. Hovedboken stemmer. Forslag om at årsmøtet flyttes til vår igjen for å få et helt år per regnskapsår, og ikke fra juli til juni.

Det var mye regnvær i juni 2019 som forårsaket skader på veiene, dette førte til større kostnader enn forventet i form av ekstra grus/sand. Kontoen er som følger 31.05 kr 39.459, 52 på driftskonto og 367.504, 95 på sparekonto.

Status vedrørende innbetaling av årskontingent og ekstra innbetaling. Ekstrakontigenten har vi slitt med å få inn, men 13 stykk har betalt etter sist utsendelse av mail. Alle som ikke har betalt har fått egen mail om dette. 28750,- er per nå ikke kommet inn, alle skal ringes for å avklare hvorfor dette ikke har skjedd.

Vi snakker om ny kasserer, da Grete går ut og har lagt hytta for salg. Eventuelt et regnskapsfirma som kan gjøre jobben. Kun føring av regnskapet vil koste cirka 15.000,- om vi skal ha med fakturering og innbetalingsdelen vil kostnaden bli betydelig høyere. May har derfor sett på moduler i Styre-vebb, hun har nå alle medlemmene på lista.

Det kan også opprettes egne mailadresser for leder, kasserer, sekretær og styre generelt. Dette ordner May og Rune sammen om det blir aktuelt. Hjemmesiden og FB bør også ordnes opp i slik at styret lett kan logge seg på. Jan Robert, Rune og Bjørn sjekker nettsiden.

Sak 15/2020 – Eventuelt:

Abusdal løypelag har et underskudd på ca 40.000, – vi kan se på refusjonen om dette kan omdisponeres. Det skal se på en fastpris og eventuelt fordeling av timekjøringen mellom de forskjellige vellene. Vi har nå en fastpris på 140.000,- nå der refusjonen av mva tilbakebetales % vis. Dette vil øke til 170.000,-, det er stor velvilje blant grunneierne til å få dette til på beste vis for alle.

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

———————-

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 22.02.2020   Kl. 11.00

Sted: Jaktstua til Geir Ole Bakke

Fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Grete Schenk*	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen	Styremedlem
Bjørn G. Odden	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Fra komiteene:
Steeven	Vei-komiteen
Jonny Hansen*	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal*	Løype-komiteen
Hege Ask	Arrangement-komiteen

* Frafall Johnny Hansen, Grete Schenk og Lars Gjøran Sundstøl

Sak 07/2020 – Gjennomgang og godkjenning av referat fra styremøte 04.01.2020.

Arild leste opp sak for sak fra referatet.

• Sak 01/20 – Konstituering av nytt styre: Arild henstiller alle til å fortsette da det kun er to som blir sittende utover 2021. Kasserer Grete Schenk skal selge sin hytte, men sitter så lenge hun er valgt. Hun går ut ved neste valg. Man skal undersøke om det kan være profesjonelle som kan overta bokføring mm. for å lette kassererarbeidet.
• Sak 02/20 – Gjennomgang og godkjenning av referat fra styremøte 04.01.20: Ingen kommentar. Asfalt er nå utbedret på hovedveien.
• Sak 03/20 – Gjennomgang av regnskap per d.d. 2019/2020: Faktura for løypekjøring skulle være forfalt, men er ikke mottatt ennå.
• Sak 04/20 – Omfordeling av oppgaver i styret: Ingen innvendinger.
• Sak 05/20 – Veikomiteen: Grøfting og drenering ble diskutert og sett på som nødvendighet. 
• Sak 06/20 – Styremøter: Styremøter fremover blir som følger:

                            Lørdag 04.04.20 klokken 10.00

                            Lørdag 06.06.20 klokken 14.00 (Etter dugnaden)

                            Lørdag 01.08.20 klokken 10.00

Referatet ble deretter godkjent av styret.

Sak 08/2020 – Gjennomgang av regnskap per d.d. 2019/2020.

Vi skal se nærmere på muligheter for eksterne utsendelse og innbetalingsmuligheter.

Sak 09/2020 – Status vedrørende innbetaling av årskontingent og ekstra innbetaling.

Angående årsavgifter, er fire fremdeles ubetalt, og 39 av ekstraavgiften er ikke kommet inn per 22.02.20.

Sak 10/2020 – Status pågående/kommende saker:

• Veikomiteen v/ Steeven.
  Steeven forteller at Broveien vil rase ut mer etter hvert, om ikke noe gjøres snart nede ved brua. Det besluttes at det skal dreneres, da det kommer vann fra fjellet. Det er et trafo boks fra E-verket, så her må det fagfolk til. Dette må utføres fagmessig. Det skal innhentes pristilbud, rør for overføring over veien har vi i vellet. Kjell Upstad har gitt inn pristilbud på kroner 20.000,- men vi ønsker flere tilbud for sammenligning. Andre som er aktuelle er Rune Hodne og BF. I forhold til asfalt i Rebbåsveien over fjellet så sier NCC at dette er et problem å få asfalten til å holde. Alternativt må det legges på primer før grusing, så 10 cm knust asfalt. Veikomiteen skal ta ekstra befaring for eventuelt å se om det er muligheter for sprengning av fjellet samtidig med bruvegen. Det er viktig at NCC godkjenner arbeidet slik at vi har reklamasjonsrett. Steeven innhenter anbud på Bruvegen og Rebbåsvegen. Det skal også snakkes med Geir Ole i forbindelse med skraping av veiene, som kan virke litt dypt. Dette har tidligere vært tatt opp. Det må også lages brede grøfter og ordnes med påfylling av grus før vårens dugnad.

• Lieløa og Gapahuken v/Arild.
  Arild forteller at det er mye ved som må kløyves. Det er viktig at alle som ønsker det kan delta på denne jobben. Alle er velkomne til det. Både Gapahuk og Lieløa må beises i år. Det skal også undersøkes i forbindelse med fiberkabel til Gapahuken. Dette ordner Cato. Man vil også undersøke muligheter for sponsing av kabelen. Det ble nevnt at en kunne få strøm lagt til Gapahuken ved å legge en strømkabel over til Mikalsens hytte. Cato kontakter Leif Hodnemyr i forbindelse med fiberkabel fra hans hytte, og undersøker mulighetene her.

• Sandvolleyballbanen ble også diskutert. Leif Hodnemyr skal inn å se på dette, sette
  opp kostnader for drenering, sand o.l. Det er satt av kr. 20.000 til dette formål på budsjettet. Det stilles spørsmål om muligheter for støtte om banen innehar internasjonale mål? May undersøker muligheter for tippemidler, sponsing fra EH-Sparebank og eventuelt Sparebanken Sør mm.

• Løypekommiteen v/ Arild

Arild forteller at drenering er utført i Karidalen, godt innenfor budsjettet på 20.000,- . Faktura kom på 15942,- , fordelt: 9687,- for graving og for rør 6255,- . Moms av dette arbeidet kan søkes tilbakebetalt neste år. Selve løypene, så har 1. år med tråkkemaskinen fungert gunstig. Det vil sees på muligheter for fast pris eller timespriser. Så det skal sees nærmere på kontrakten. Det kan gjøres estimater for totalkjøring for eventuelt å finne ei god løsning i forbindelse med deling med de andre områdene.

• Arrangementskomiteen v/ Hege Aske.

Hege forteller at hun er glad hun har Silje med seg i komiteen, men ønsker gjerne at             flere kunne delta. Hun sier at plakatene lages som i fjor. Hun har sendt over 60 mail med forespørsel om gevinster. Hun har laget liste over innkjøp, mat, drikke osv. Når det skal bestilles tallerkener og slik sees det an med været. Hun trenger flere hjelpere og vil sende ut forespørsel via FB. Cato vil fikse åpent nett denne dagen.

Sak 11/2020 – Eventuelt

1. Velforreningen som vi er medlem av koster 2500,- årlig, denne summen spares raskt inn da det gir oss muligheter for å få kompensasjoner. May skal undersøke i forbindelse med faktura oppdrag som vi kan få gjennom foreningens systemer. Kan man abbonere på økonomiske moduler som vil lette kassererarbeidet? May har sjekket noe og pris på faktureringssystemet er 104,- per mnd, og mailmodul vil koste 24,- per mnd. Totalt cirka 1500,- per år. Det undersøkes også om tilgang på egen mail for styret? Nå kommer mailen til Johan Briseid. Her må nok bare en ha tilgang, det skal også undersøkes om muligheter for utsendelse av mail til flere samtidig. Søknadsfrist er 1. juni på velforrenningens fellesorganisasjon. Alle bilag for 2019 må da være inne, for mva kompensasjonen.
2. – Ingen innvendinger- Godkjennes.

• Styremøter fremover blir som følgende:

                            Lørdag 04.04.20 klokken 10.00

                            Lørdag 06.06.20 klokken 14.00 (Etter dugnaden)

                            Lørdag 01.08.20 klokken 10.00

Referent: Hilde Merete Modalen

——-

Styremøte 04.01.2020

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 04.01.2020   Kl. 11.00

Sted: Jaktstua til Geir Ole Bakke

Tilstede fra styret:
Arild Samuelsen	Styreleder
Jan Robert Bjorvand	Nestleder
Hilde Merete Modalen	Sekretær
Grete Schenk	Kasserer
May Snemyr Falkgjerde	Styremedlem
Cato Christensen*	Styremedlem
Bjørn G. Odden	Styremedlem
Rune Evensen	Varamedlem
Leif Inge Eie	Varamedlem
Tilstede fra komiteene
Harald Arneberg	Vei-komiteen
Jonny Hansen	Lieløa-komiteen
Lars Gjøran Sundsdal	Løype-komiteen
Hege Ask	Arrangement-komiteen

* Cato Christensen var kun med på informasjonsmøte fra komiteene før styremøtet, grunnet
familiære forhold.

Sak 01/2020 – Konstituering av nytt styre:

Leder Arild Samuelsen sitter til 2020

Kasserer Grete Schenk sitter til 2020

Sekretær Hilde Merete Modalen sitter til 2021

Styremedlem May Snemyr Falkgjerde sitter til 2021

Styremedlem Bjørn G. Odden sitter til 2020

Styremedlem Cato Christensen sitter til 2020

Styremedlem Jan Robert Bjorvand sitter til 2020

Varamedlem Rune Evensen sitter til 2020

Varamedlem Leif Inge Eie sitter til 2020

Det innkom ingen kommentarer til konstitueringen og styret ble satt.

NB: Kasserer Grete Schenk meddelte at de nå hadde lagt hytta ut til salgs og at hun følgelig ønsket å fratre sin stilling så snart som mulig, men at hun sitter ut sin periode dersom ikke annet blir besluttet.

Sak 02/2020 – Gjennomgang og godkjenning av referat fra styremøte 03.08.2019.

Arild leste opp sak for sak fra referatet.

• Sak 10/19 – Ny brøytekontrakt. Ingen kommentar.
• Sak 11/19 – Årsavgift og tilleggsavgift. Ingen kommentar, dette ble godkjent på Årsmøtet.
• Sak 12/19 – Dugnad 7. september. Ingen kommentar.
• Sak 13/19 – Naturskademidler.
  Arild informerte om at Naturskadefondet ikke definerer stort regnskyll som
  naturskader som det kan søkes erstatning for uten at dette har medvirket til flom      som igjen har ødelagt veiene. Slik skadene har kommet frem på bilder viser dette    vann fra regnskyll som har ført grus og stein ut av veiene og ikke pga. flomvann.          Dersom det skal defineres som flom måtte man vise til kilder som vann og elver som          har gått over sine bredder og medført ødeleggelser på veiene. Da vi ikke kunne vise      til dette fikk vi ikke erstatning fra Naturskadefondet.
• Sak 14/19 – Eventuelt. – Asfalt.

Arild forteller at NCC har vært oppe og utbedret/lagt på mer asfalt på felter av de     asfalterte veien som har hatt for lite asfalt. Han forteller at de også har                lagt asfalt på      stedet der det var gravd over veien og ødelagt asfalten for å få inn fiberkabelen –       uten ekstra kostnad.

Referatet ble deretter godkjent av styret.

Sak 03/2020 – Gjennomgang av regnskap per d.d. 2019/2020.

Regnskapet viser at vi per dags dato har kr. 188 692 på Driftskontoen og kr. 367 505 på Sparekontoen.

Av de store faste utgiftene har vi betalt første av to avdrag på Brøyteavtalen tilsvarende kr. 165 392.
Andre halvdel forfaller i februar. Vedrørende Løypekjøring så venter vi på faktura for andre halvdel av 2019 som forfalt den 31.12.2019, pålydende kr. 87 500. Første halvdel av utgifter til Løypekjøring for 2020 forfaller 31.01.2020.

Av innbetalt årskontingent for 2019/2020 er det fremdeles 23 medlemmer som enda ikke har betalt og når det gjelder den i Årsmøte-2019-vedtatte Ekstra innbetalingen, er det 55 medlemmer som enda ikke har betalt.

Muligens kan det være at noen av de utsendte mailene har havnet i «søppelposten», dette på grunn av bruk av ‘blindkopi’, som egentlig er gjort for at mottaker skal anonymiseres på nettet.
Bedre og enklere måter å få ut fakturaer på vil bli utredet av styret!

Grete har nylig sendt ut purringer med forfall 21.01.20. Etter denne tiden må det vurderes om vi kan benytte andre tiltak som inkasso for å inndrive kontingenten og ekstra innbetalingen på.

Tidligere så ble det også ringt rundt og gitt beskjed om innbetalinger som har forfalt, muligens vi må gjøre det også.

Det bør også undersøkes nærmere om vi skal sette denne jobben bort til eksterne da det blir en større jobb for hvert år som går.

For å kunne ha kontroll på det økonomiske er det en viktig jobb å holde medlemslistene oppdaterte. Det er derfor viktig at alle kjøp/salg av hytter fanges opp og innrapporteres. Arild sier at Exbo gir beskjed om de salg de foretar.

Godkjenning av inngående fakturaer skal skje av komiteleder og styrets leder i samarbeid, før de sendes til kasserer for betaling. Dette har vært en god rutine hittil og vil bli opprettholdt fremover.

Sak 04/2020 – Omfordeling av oppgaver i styret.

Vi har gjennom årene sett en utvikling mot en skjev fordeling av arbeidsoppgaver blant medlemmene av  Styret. I den forbindelse leverte Arild ut et forslag over en mer rettferdig oppgavefordeling i styret.
Dette gikk Styret igjennom og gjorde små endringer. Blant annet ansvarsavklaring i forhold til oppdatering av hjemmeside, Facebook-side o.l. som Lars Jøran, Bjørn og Leif Inge skal se på. Så skal Rune undersøke om det er muligheter for å få en egen epost til Fjellestad hyttegrend, som kan være bedre å benytte enn privat mailadresse ved informasjon som skal distribueres.

Det ble også diskutert at de forskjellige komiteene selv må komme med forslag til hvilke arbeids-oppgaver som skal prioriteres og fordeles mellom de fremmøte på dugnader. Da vil det være enklere å få til gode, effektive og konstruktive dugnader. Her vil også Leif Inge være en pådriver opp mot komiteene.

Sak 05/2020 – Status pågående saker.

• Veikomiteen v/ Harald Arneberg.
  Harald forteller at det har vært lite oppmøte av de andre komitemedlemmene, så              han har måttet selv sørge for å sette ut brøytestikkene i høst. Han forteller at det må    dreneres på Bruvegen, og at det må graves for å legge ned to drensrør. Han sier også             at det er et lite problem med fiberen som flere steder er «synlig», eller ligger like       under overflaten – for eksempel i vei-grøftene. Det er mulig det bør markeres bedre   der hvor kabelen ligger    slik at de ikke blir gravd i stykker ved utbredelser. Det er             vanskelig å få innleide gravearbeidere til å utføre jobben uten god merking. Det må   også sees på om det er nødvendig med tiltak der hvor veiene i sommer ble ødelagt   på grunn av regnet. Grøfting eller??

• Lieløa og Gapahuken v/ Jonny Hansen.
  Jonny har et vedlikeholdsbudsjett på 5000,- for året. Han sier at det må byttes   vannbord på Lieløa, samt at Gapahuken må males. Dette vil han snakke med                Modalen om, for å få rimeligere maling og utstyr til denne jobben.
  Det ble nevnt at en kunne få strøm lagt til Gapahuken ved å legge en strømkabel        over til Mikalsens hytte. Mikalsen har sagt seg villig til være ‘vertskap’ for dette,       selvfølgelig mot at Hyttegrenda betaler for forbruket. Strøm til Gapahuken vil være aktuelt i forbindelse med Påske- og Sommerarrangementene og vedlikehold av utstyr              som nå er lagret i Gapahuken. Det må da innhentes anbud fra f.eks. Evje Elektro-      service for å få et overslag på hva dette vil koste. Dette er ikke aktuelt med årets
  I tillegg ble det foreslått av Cato å se på muligheter for trådløst nett da det er dårlige            forhold til blant annet vipps og bankterminal ved sommer/påskearrangementene.             Kostnadene for å benytte nettet skal være minimale da det må tas fra en av naboene          som har abonnement. Han sa at arbeidet og komponentene som kreves kan bli sponset av Altiboks. Dette undersøkes nærmere.

Sandvolleyballbanen ble også diskutert. Leif Hodnemyr skal inn å se på dette, sette
opp kostnader for drenering, sand o.l. Det er satt av kr. 20.000 til dette formål på           budsjettet.

Jonny nevnte også at det bør utbedres en «platting» på ytterste badeplass, de har   reisverk, men mangler terrassebord, skruer o.l. Dette vil han undersøke videre om          det er muligheter å få til med sitt budsjett.

• Løypekommiteen v/ Lars Gjøran Sundsdal.

Lars Gjøran forteller at det har vært endel svake punkter i løypa, blant annet ved        bruene. Dette er nå utbedret, samt at det er gravd og drenert flere plasser. Han sier              at det fremdeles er 2 punkter som de sliter med, et av dem er i Karisdalen. Dette gjør    at de ikke klarer å kjøre løypemaskinen helt rundt, men må inn til Karisdalen, tilbake             og inn igjen fra andre siden. Det er et område på cirka 200 meter som de ikke kan             kjøre maskinen over. Dette må utbedres. Det er innhentet tilbud fra grunneierne om                å utbedre disse punktene. Det vil koste maks 20.000, – ifølge grunneierne. De ønsker        seg også flere «tørre» gangstier, og vil se på muligheter for det innenfor sine midler.

• Arrangementskomiteen v/ Hege Aske.

Hege forteller at hun er glad hun har Silje med seg i komiteen, men ønsker gjerne at             flere kunne delta. Det kommer forslag om at hun kan benytte facebook-siden for å få med andre til de forskjellige arrangementene. Vi må generelt være mer aktive på        Facebook for å skape blest om aktivitetene som er i hyttegrenda. Da vil noen kunne               være med en gang eller to uten å binde seg til 2 eller 4 år i en komité.

Sak 06/2020 – Eventuelt

Styret ble informert av løypekomiteen om at det fremdeles var et parti i skiløypa (i Karisdalen) som ikke kunne forseres med tråkkemaskin, grunnet alt for mye overvann og derav svak grunn. Dersom dette ikke blir utbedret innen snøen legger seg vil man ikke kunne kjøre ‘rundløype’ som planlagt. Hvilket betyr mye ekstra kjøretid med tråkkemaskinen.

Abusdalen Løypelag har tilbudt seg å fikse dette hurtigst mulig. De har tilgang til kompetente personer som vhja. gravemaskin og 3-4 store drensrør vil kunne sikre at vannet ikke oversvømmer området det er snakk om. Arbeidet er anslått til å ta ca. 15 timer til en timepris av kr. 750,- inkl. mva. I tillegg kommer kostnadene for drensrørene. De garanterte at summen ikke ville komme over kr. 20.000,- inkl. mva.

Styret diskuterte løypekomiteens forslag og var enige om at dette måtte utbedres. Budsjettet for løypene for denne perioden er allerede oppbrukt så en må se på ekstra bevilgninger.

Om det kun er snakk om summen på maksimalt 20.000, – for å få dette utbedret mener styret at det skal innvilges. Styret mener at det da det kan tas av de midlene som kom inn

etter mva- refusjon, dette er tilbakebetaling av mva nettopp fra løypekjøringen og utgjør totalt kroner 32.000.

– Det var Ingen innvendinger – Godkjennes.

1. Styremøter fremover blir som følgende:

Lørdag 22.02.20 klokken 10.00

Lørdag 04.04.20 klokken 10.00

Lørdag 06.06.20 klokken 14.00 (Etter dugnaden)

Lørdag 01.08.20 klokken 10.00

——-

Referent: Hilde Merete Modalen, sekretær

–

–

–

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 30.11.19   Kl. 10.00

Sted: Jakthytta til Geir Ole

Tilstede fra styret:
Arild K. Samuelsen	Formann
Jan Robert Bjorvand	Nestformann
Rune Evensen	Vara
Meldt avbud
Grete Schenk	Kasserer
May Snemyr Falkgjerdet	Medlem
Leif Inge Eie	Vara
Ikke møtt
Bjørn G. Odden	Medlem
Glenn Cato Christensen	Medlem
Hilde Merete Modalen	Sekretær

Tilstede fra komiteene:
Tormod Gundersen	Veikomiteen
Meldt avbud
Hege Ask	Arr.komiteen
Ikke møtt
Lars Gøran Sundsdal	Løypekomiteen
Johnny Hansen	Lieløakomiteen

 

På grunn av fravær, ikke anmeldte avbud, fra sentrale medlemmer av Styret, var ikke Styret beslutningsdyktig og styremøte måtte følgelig avlyses!

Dato for nytt konstituerende styremøte ble foreslått til 4. januar 2020.

Innkalling vil bli sendt ut på vanlig måte!

–

–

–

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 03.08.19   Kl. 10.00

Sted: Jakthytta til Geir Ole

Tilstede fra styret:
Arild	Samuelsen
Jan Robert	Bjorvand
Trond	Tufteland
Grete	Schenk
May S.	Falkgjerdet
Glenn Cato	Christensen
Rune	Evensen
Håkon	Vigsnes
Leif	Hodnemyr
Ikke Møtt
Bjørn G.	Odden

 

 

Sak 09/19 – Godkjenning av referat fra forrige styremøte

Det var ingen øvrige kommentarer og referatet ble godkjent.

Sak 10/19 – Gjennomgang av årsregnskapet 2018/19

Resultatet viser et underskudd på 29.993,–  Noe bedre enn forventet. Løypekjøringen betales nå i 2 avdrag. Ett om høsten og ett om våren. Til sammen 140.000,– pluss moms pr år. Dette er den posten med størst økning som følge av ny og bedre løyper med tråkkemaskin. Brøyting er også økt til ca. 350.000,– pr år (budsjett 316.000) etter at ny kontrakt er fremforhandlet med Geir Ole.

Påskearrangementet innbrakte netto over 37.000,– etter stor innsats fra mange.

Regnskapet er godkjent av styret.

Arild setter opp forslag til budsjett. Leif Hodnemyr mente at utgifter til veivedlikehold skulle være momsfritt. Arild undersøker saken med Vellenes forening. Budsjett for løypevedlikehold settes til 30.000 etter justering. Brøyting kr. 350.000,– Kontingenten foreslås økt med 250,– til 3.250,–. Budsjettet informeres for årsmøte med et resultat på 14.000,– kroner

Sak 11/19 – Saker til årsmøte den 7. September

Kontingenten økes med 250,– kroner til kr. 3.250,–

Dugnadsbeløpet endres til 325,– kroner.

Ekstra innbetaling: styret foreslår at hytteeierne betaler 2 x 1.500,– kroner over 2 år. Formålet med dette er å fortsette opprustning av veiene. Mer asfalt i bakkene. Bygging av akebakke/balløkke, samt bygge opp et bufferfond på kroner 200.000,– til uforutsette hendelser.

Bufferfond:

Som de fleste har merket så er det blitt stadig hyppigere ekstremvær i form av store mengder nedbør. Det gjelder også for Fjellestad. Senest i Juli iår ble flere av veiene tilnærmet rasert. Det er derfor nødvendig å bygge opp et fond, slik at vi har mulighet til å reparere veiene raskt, når det skjer uforutsette hendelser. Fondet er tenkt å bygges opp til 200.000 kroner innen juni 2021.

Styrets forslag legges frem for årsmøte: Fjellestad hyttegrend etablerer et bufferfond på kroner 200.000,– innen 30.06.21 som kun skal brukes til uforutsette hendelser, fortrinnsvis veireparasjoner.

 

Sak 12/19 – Dugnaden den 7. September 2019

Da blir det fokus på veiene. Geir ole kjører ut sand som fordeles på de veiene der behovet er størst. Alle oppfordres til å ta med hakke, rive og spade etc.

Sak 13/19 –  Utbedring av fellesveier etter naturskade

Det skal søkes om midler fra Naturskadefondet etter skadene den 13.07. Arild har tatt bilder av skadene og satt opp søknad om opprettelse av skadene.

Sak 14/19 –  Eventuellt

Det gjøres en ny henvendelse/reklamasjon til NCC som har lagt asfalten. Enkelte steder er det kun lagt 2cm men betalt for 4.

Det oppfordres til at Fjellestad hyttegrend er tilknyttet grasrotandelen

Trond T. 16.09.19

–

–

–

Referat fra Styremøte i Fjellestad Hyttegrend

Tid: Lørdag 19.04.19   Kl. 16.00

Sted: Jakthytta til Geir Ole

Tilstede fra styret:
Arild	Samuelsen
Jan Robert	Bjorvand
Trond	Tufteland
Grete	Schenk
May S.	Falkgjerdet
Glenn Cato	Christensen
Rune	Evensen
Håkon	Vigsnes
Ikke Møtt
Bjørn G.	Odden

 

 

Sak 05/19 – Godkjenning av referat fra forrige styremøte

Det var følgende kommentarer/innspill til referatet:

Sak 02/19 – Gjennomgang av regnskapet

          – Cato har fått oppdrag med å innkreve noen gjenstående kontingenter fra         forrige år.

Sak 03/19 – Kontrakt løypekjøring

–  Kontrakten for løypekjøring og brøyting er mottatt i underskrevet stand.             Original arkiveres hos sekretær.

Sak 04/19 – Eventuelt

– Det lages et kart som viser hvor hjertestarter befinner seg. Det meldes videre       til Alarmsentralen 113 (AMK) hvor hjertestarter er plassert, og hvordan man           får tilgang til denne.(Håkon)

Det var ingen øvrige kommentarer og referatet ble følgelig godkjent.

Sak 06/19 – Gjennomgang av regnskapet

Saldo på konto kr. 69.000  – etter at brøyting og løypekjøring er betalt. Det planlegges å vedlikeholde/endre på bruene i løypene for kr. 20.000,– i sommer.

Løypemaskinen måtte i vinter snu i Karisdalen av frykt for å sette seg fast. Det planlegges derfor i sommer å fullføre drenering i Karisdalen for kr. 40.000,– slik at løypemaskinen ikke trenger å snu der.

Kostnadene på kr. 40.000 er avtalt med utøver å faktureres i oktober slik at de ikke tillegges 2018/2019 budsjettet.

Cato undersøker muligheter for å skaffe noen sponsorinntekter for bygging av akebakken i Vreistekleiv. Cato tar en snarlig befaring med løypekjørerne for å se hva som skal til for å få bakken i drift fra neste sesong.

Sak 07/19 – Vindturbiner i Evje- og Hornnes

Fred. Olsen Renewables har planer om å bygge 90-100 vindturbiner i kommunen. De nærmeste vil være ca. 3km fra Fjellestad gårdene. Vindturbinene vil kunne sees og høres i det naturlige turområdet for Fjellestad hyttegrend. Vindturbinene vil rage opptil 250 meter til værs og er planlagt plassert i Stemhei/Uleberg/Tveit. De vil også legge beslag på et stort areal i form av veier og bygninger.

E&H kommune er en stor hyttekommune. Og det er derfor knyttet usikkerhet om utvikling på hyttefeltene og hvordan dette vil påvirke hytteprisene fremover.  Hyttegrenda er blitt bedt om å komme med en skriftlig tilbakemelding til politikerne i E&H kommune om hvordan vi ser på en slik utvikling.

Styret går enstemmig imot vindturbiner i E&H kommune. Arild lager et skriv til politikerne om styrets holdning.

Sak 08/19 – Eventuelt

1. Det planlegges et møte med lederne for komiteene. Det skal settes opp en ansvar- og oppgave liste, slik at hver komite vet hva de har å forholde seg til på de forskjellige arrangementene.

Arild og Trond deltar på møte med lederne for komiteene – på vegne av styret.

               Møte avholdes på dugnadsdagen 1. juni kl. 1030 i jakthytta til Geir Ole.

2. Fjellestad Hyttegrend er nå innlemmet i Brønnøysundregisteret og
3. Vi skal også melde oss inn i Vellenes Fellesorganisasjon.

Fordelen med det er at de har god erfaring med drift av velforeninger og
kan hjelpe oss med strukturering og rapportering.

I tillegg har de god erfaring med utarbeidelse og hjelp til søknader om               økonomiske tilskudd og kommunale støtte vedrørende aktiviteter                         som utøves i regi av Velforeningene. Og sist men ikke minst kan de være       behjelpelige med søknader vedrørende MVA-refusjon. Det er et eget
skjema for å søke om momsrefusjon for frivillig arbeid, hvor fristen for å
søke er 1. september hvert år.

Medlemskontingenten pr år er kr. 500 pr. forening pluss et tillegg på kr. 9
pr. hytte som er medlem av foreningen.

Dette vil for Fjellestad Hyttegrend utgjøre  kr. 2 048 per år.

4. Vi melder oss også inn i grasrotandelen i Norsk tipping, og oppfordrer tippere til å knytte seg til hyttegrenda slik at vi kan få tilført penger fra grasrotandelen.

5. Neste styremøte 03. august kl. 10.00

Trond, Sekr.

04.05.19

–

–

–